Formcycle

1. Einführung

FORMCYCLE ist eine Software zur Erstellung, Verwaltung und Verarbeitung digitaler Formulare. Entwickelt wurde sie von der XIMA MEDIA GmbH, einem Unternehmen mit Sitz in Dresden, das sich auf Formularmanagement und Prozessautomatisierung spezialisiert hat. Neben der Entwicklung von FORMCYCLE hat XIMA unter anderem die offizielle Website des Sächsischen Landtags modernisiert.

Die zentralen Funktionen von FORMCYCLE sind die Formularerstellung, die Prozesssteuerung und die Integration von externen Systemen.

• Formularerstellung: Über einen Editor können Formulare per Drag-and-Drop aus vordefinierten Bausteinen zusammengestellt werden.
• Prozessteuerung: Ein weiterer grafischer Editor ermöglicht es, die Verarbeitung von Formularen zu automatisieren.
• Integration: Über verschiedene Schnittstellen kann FORMCYCLE problemlos mit externen Systemen wie Datenbanken oder Unternehmenssoftware verbunden werden.

Es handelt sich bei FORMCYCLE um eine Java-basierte Anwendung, die auf einem Java-Anwendungsserver betrieben wird. Die zentrale Verarbeitung erfolgt über einen Master-Server, während optional noch ein Frontend-Server zur Lastenverteilung und Optimierung der Formularbereitstellung verwendet werden kann.

Da FORMCYCLE eine kommerzielle Software ist, lohnt sich vorab ein Blick auf die Preisübersicht unter https://www.formcycle.eu/de/preise [4]. Für Interessierte gibt es allerdings eine kostenlose Testversion, als gehostete Cloud-Version, die ohne eigene Server-Infrastruktur genutzt werden kann. Sie bietet den vollständigen Funktionsumfang, sodass FORMCYCLE risikofrei ausprobiert werden kann.

Zusätzlich wird umfassende Unterstützung für den Einstieg geboten, darunter eine Wissensdatenbank [8] mit Anleitungen und Best Practices sowie kostenfreie Grundlagen-Schulungen in Form von Schulungsvideos [15]. Wer tiefer einsteigen möchte, kann außerdem verschiedene kostenpflichtige Workshops [5] buchen.

2. Zielgruppe

Die Hauptzielgruppe von FORMCYCLE sind Unternehmen, Bildungseinrichtungen wie Hochschulen sowie Behörden und die öffentliche Verwaltung. Unternehmen können FORMCYCLE zur Automatisierung interner Prozesse nutzen, z.B. für Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen. Außerdem eignet sich die Software für den Kundenkontakt, bspw. durch Support-Formulare oder Angebotsanfragen. Behörden und öffentliche Verwaltungen können FORMCYLE für die Bereitstellung digitaler Antragsformulare nutzen, z.B. für Meldebescheinigungen oder Genehmigungen. Außerdem ermöglicht die Software eine automatische Weiterleitung an die zuständige Behörde. Bildungseinrichtungen wie Hochschulen können FORMCYCLE für Einschreibeformulare, Prüfungsanmeldungen oder Feedback-Formulare einsetzen, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.

Durch die hohe Skalierbarkeit ist FORMCYCLE sowohl für kleine Projekte als auch für umfangreiche Enterprise-Prozesse geeignet. Je nach Bedarf kann die Software für einfache Kontaktformulare auf Websites oder aber für komplexe Formulare mit umfangreicher Verarbeitung eingesetzt werden.

3. Funktionsumfang

3.1 Datenintegration & Schnittstellen

FORMCYCLE bietet verschiedene Möglichkeiten zur Datenintegration und Schnittstellenanbindung, sodass eine nahtlose Verarbeitung und Nutzung von Daten möglich sind.

Datenquellen können sowohl statisch als auch dynamisch eingebunden werden. Statische Datenquellen lassen sich als CSV-, Excel-, JSON-, oder XML-Datei hinterlegen und in Formularfeldern, wie z.B. Auswahllisten, verwenden.
Zur dynamischen Nutzung von Daten können SQL-Datenbanken angebunden werden. Dabei lassen sich SQL-Abfragen direkt in FORMCYCLE erstellt und in Formularfeldern einsetzten.
Zusätzlich können LDAP-Verbindungen genutzt werden, um auf Verzeichnisdienste für die Verwaltung von Benutzer- und Ressourcendaten zuzugreifen. FORMCYCLE unterstützt dabei die Bereitstellung von Benutzerrollen, Gruppenzugehörigkeiten und weiteren Attributen für Formulare und Workflows.

Weiterhin unterstützt FORMCYCLE die Integration von:

• Dokumentenmanagementsystemen (DMS) über die CMIS-Schnittstelle, ein offener Standard zur Dokumentenverwaltung,
• Speicherlösungen, wie Cloud-Dienste (z.B. Dropbox) oder WebDAV, um Dateien auf entfernten Servern zu speichern,
• eSignaturen, für das elektronische Signieren von Dokumenten,
• Bezahlsystemen, wie z.B. PayPal, für Gebührenzahlungen,
• Authentifizierungslösungen durch Identity Provider, z.B. für Benutzeranmeldungen
• Schnittstellen für öffentliche Verwaltungen, wie bspw. BundID, für eine sichere Bürgeridentifikation.

3.2 Formular-Designer

Der Formular-Designer ist eine webbasierte Oberfläche zum Erstellen von Formularen.

Nutzer können Formularelemente einfach per Drag-and-Drop hinzufügen und ausrichten. Durch Anklicken öffnet sich ein Bereich, indem die Elementeigenschaften direkt bearbeitet werden können. Falls bestimmte Einstellungen häufig verwendet werden, können sie auch als Vorlage gespeichert und später wiederverwendet werden. Neben den standardmäßig verfügbaren Elementen können durch Plugins gezielt zusätzliche Elemente hinzugefügt werden.
Im Script- und CSS-Bereich kann die Formularlogik mit JavaScript und das Design über CSS direkt im Formular-Designer angepasst werden. Auch eigene Metadaten können in den HTML-Header eingefügt werden. Außerdem können versteckte Variablen definiert werden, um sie innerhalb des Formulars zu nutzen.

FORMCYCLE unterstützt den Upload verschiedener Dateien zur Verwendung in Formularen, darunter PNG-, CSS- und JavaScript-Dateien. CSS- und JavaScript-Dateien können entweder gezielt in ein bestimmtes Formular oder automatisch in alle Formulare eingebunden werden.
Um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert, gibt es eine Vorschau-Funktion. So kann das Formular während der Bearbeitung immer wieder getestet werden. Das Formular kann auch als Word- oder PDF-Dokument exportiert werden. Ein automatisch generierter Steckbrief fasst zudem die wichtigsten Formulareigenschaften zusammen.
Für die Zusammenarbeit bietet FORMCYCLE verschiedene Zugriffseinstellungen. Man kann etwa festlegen, dass nur bestimmte Nutzergruppen ein Formular bearbeiten dürfen oder den Zugriff mit einem Passwort schützen. Damit nicht mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen, was zu Datenverlust führen würde, können Formulare während der Bearbeitung gesperrt werden.

3.3 Workflow-Designer

Mit dem Workflow-Designer kann die Formularverarbeitung konfiguriert werden. Workflows werden ebenfalls per Drag-and-Drop erstellt und angepasst, wobei die Visualisierung über ein ereignisbasiertes Flussdiagramm erfolgt.

Dabei können verschiedene Statuswerte definiert werden, wie bspw. „Eingegangen“ oder „Bearbeitung“. Jedem Status werden dann passende Aktionen zugewiesen, wie z.B. das Versenden einer E-Mail, die Dokumenterstellung oder eine Datenbankaktualisierung. Aktionen können aber auch Bedingungen und Fehlerbehandlungen beinhalten.

Der Ablauf des Workflows beginnt mit einem Trigger, der bspw. durch einen Button ausgelöst wird. Daraufhin werden die definierten Aktionen und Bedingungen ausgeführt, bis der Workflow einen bestimmten Status erreicht, z.B. „Eingegangen“.

3.4 Veröffentlichen

FORMCYCLE bietet viele verschiedenen Möglichkeiten, um Formulare bereitzustellen. Sie können über einen einfachen Link geteilt, in eine Webseite eingebunden oder in Content-Management-Systeme integriert werden. Außerdem können personalisierte Einladungen per E-Mail versendet werden.

Um Formulare international zu nutzen, gibt es die Möglichkeit, Formulare in mehreren Sprachen anzubieten. Weiterhin können Zugriffsbeschränkungen festgelegt werden – etwa durch ein Passwort oder indem das Formular nur eingeloggten Benutzern zugänglich gemacht wird. Damit Formulare auch auf mobilen Endgeräten vernünftig dargestellt werden können, unterstützen FORMCYCLE außerdem ein responsives Design.

4. Beispiel (Demo)

Die vier Schritte Datenintegration, Formular-Designer, Workflow-Designer und Veröffentlichung möchten wir an einem praktischen Beispiel veranschaulichen. Als Anwendungsfall wird ein fiktives Protokoll zur Schichtübergabe in einer Fertigung herangezogen. Da die ausführliche Dokumentation zu dessen Erstellung den Rahmen des Berichtes sprengen würde, wird in Teilen mit Pseudo-Code gearbeitet.

4.1 Datenintegration

In diesem Beispiel sollen Daten dynamisch von einer Datenbank geladen und ebenso gespeichert werden. Für das Beispiel verwenden wir einen Postgres Datenbank-Server. Auf diesem Server legen wir eine Tabelle an, welche die Daten der Protokolle speichert. Eine Zeile repräsentiert dabei ein Protokoll und wird durch eine ID identifiziert.

                 

Der Datenbankserver kann über die JDBC-URL und den Benutzer und Passwort als Datenquelle angebunden werden. Anschließend können Datenbank-Statements formuliert werden, die für die Nutzung des Schichtübergabe-Protokolls nötig sind. Beispielsweise ein Select zum Laden eines gespeicherten Protokolls. Die Statements können auch direkt getestet und über eine URL veröffentlicht werden.

4.2 Formular-Designer

Im Formular-Designer erstellen wir nun einen Prototyp der Startseite des Protokolls. Zur Auswahl eines existierenden Protokolls werden ein Datepicker, eine Auswahl der Schicht und eine Auswahl der Gruppe hinzugefügt. Als Buttons werden die Option zum Laden eines existierenden Protokolls und die Erstellung eines neuen angeboten. Im JavaScript-Bereich sieht man einen Ausschnitt eines möglichen dynamischen Scripts, welches Daten lädt, sobald der Button zum Laden geklickt wird.

4.3 Workflow-Designer

Im Workflow-Designer definieren wir, was nach dem Abschicken des Formulars geschehen soll. Als Trigger unseres Workflows dient ein Button „Protokoll speichern“. Nach diesem Trigger wird ein Datenbank-Statement auf unsere bekannte Datenbankanbindung ausgeführt, welche die Daten des Protokolls speichert. Wenn diese Aktion erfolgreich ausgeführt wurde, wird abschließend noch ein HTML-Template als Abschlussseite angezeigt.

4.4 Veröffentlichen

Um unser fertiges Protokoll nun zu veröffentlichen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine praktikable Möglichkeit wäre die Veröffentlichung über einen QR-Code, welcher im Beispiel der Schichtübergabe an jedem Arbeitsplatz angebracht werden könnte.

5. Vorteile und Nutzen

FORMCYCLE ist darauf ausgelegt, die Erstellung und Verwaltung von Formularen besonders einfach zu machen. Dank dem intuitiven Formular- und Workflow-Designer können Formulare und Workflows ohne besondere Vorkenntnisse erstellt und bearbeitet werden. Durch das Automatisieren von Prozessen und die zentrale Datenerfassung werden manuelle Arbeitsschritte reduziert. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Da FORMCYCLE in bestehende Systeme eingebunden werden kann und Formulare sowie Workflows an unterschiedliche Anforderungen anpasst werden können, ist außerdem eine hohe Flexibilität gegeben. Durch die detaillierte Protokollierung aller Schritte eines Workflows, bleibt die Formularverarbeitung jederzeit nachvollziehbar. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Möglichkeiten zur Erweiterung und Skalierung, sodass FORMCYCLE sowohl für kleine als auch für umfangreiche Projekte geeignet ist.

6. Alternativen

6.1 Google Forms

Für einfache Formulare wie Umfragen kann Google Forms eine Alternative sein. Es ist bedeutend einfacher in der Handhabung als XIMA FORMCYCLE, kostenlos mit einem Google-Account zugänglich und webbasiert. Allerdings ist weder die Verarbeitung eines Workflows noch die Anbindung externer Systeme wie Datenbanken möglich. Deshalb ist es für Umfragen vor allem im privaten Kontext eine schnelle Lösung, aber im Unternehmenskontext nicht wirklich attraktiv.

6.2 Cognito Forms

Einen ähnlichen Funktionsumfang wie XIMA FORMCYCLE bietet Cognito Forms. Im Gegensatz zu XIMA Formcycle gibt es allerdings eine kostenlose Option für Cognito Forms. Die kostenlose Option ist allerdings eingeschränkt in ihrer Funktionalität. So ist der Workflow-Designer beispielsweise auf wenige Komponenten beschränkt in der kostenlosen Variante. Die kostenpflichtigen Optionen sind in ihrem Funktionsumfang vergleichbar mit XIMA FORMCYCLE, ebenso wie der Preis. Allerdings ist Cognito Forms nur als Cloudanwendung verfügbar. Dies könnte ein Ausschlusskriterium für Firmen sein, welche Datensicherheit durch On-Premises-Software sicherstellen.

7. Zusammenfassung

FORMCYCLE ist eine serverbasierte Software zur Erstellung und Verarbeitung von Formularen. Sie eignet sich sowohl für einfache Formulare als auch für welche, mit sehr komplexen Workflows. Die Zielgruppe ist hauptsächlich Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Bildungseinrichtungen.

Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Formulare effizient und unkompliziert zu gestalten und verwalten. Mit dem Formular-Designer können Formulare per Drag-and-Drop erstellt und direkt in der Vorschau getestet werden. Der Workflow-Designer ermöglicht die intuitive Automatisierung von Prozessen. Darüber hinaus verfügt FORMCYCLE über zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. Veröffentlich werden können Formulare über einen Link, eine API oder innerhalb anderer Plattformen.

Besonders hervorzuheben ist die Benutzerfreundlichkeit und die Flexibilität der Software. Sie lässt sich individuell anpassen und erweitern, um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.

8. Quellen

[1] XIMA MEDIA GmbH, „Formular-Management-System (FMS) | formcycle“. Zugegriffen: 19.01.2025. Verfügbar unter: https://www.formcycle.eu/de/

[2] XIMA MEDIA GmbH, „Präsentation | formcycle“. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://www.formcycle.eu/de/praesentation

[3] XIMA MEDIA GmbH, „Integrationen | formcycle“. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://www.formcycle.eu/de/integrationen

[4] XIMA MEDIA GmbH, „Preise | formcycle“. Zugegriffen: 31.01.2025. Verfügbar unter: https://www.formcycle.eu/de/preise

[5] XIMA MEDIA GmbH, „Workshops | formcycle“. Zugegriffen: 31.01.2025. Verfügbar unter: https://www.formcycle.eu/de/leistungen/schulungen/konsultation

[6] XIMA MEDIA GmbH, „XIMA | Digital begeistert“. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://www.xima.de/

[7] XIMA MEDIA GmbH, „FORMCYCLE Formular- & Prozess-Management“. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://www.xima.de/formcycle

[8] XIMA MEDIA GmbH, „Unsere Highlights | XIMA“. Zugegriffen: 23.01.2025. Verfügbar unter: https://www.xima.de/projekte

[9] XIMA MEDIA GmbH, “FORMCYCLE Support”. Zugegriffen: 17.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/home

[10] XIMA MEDIA GmbH, „Formular-Designer | FORMCYCLE Support”. Zugegriffen: 17.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000045933-formular-designer

[11] XIMA MEDIA GmbH, „Workflow-Designer | FORMCYCLE Support”. Zugegriffen: 17.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/103000145853

[12] XIMA MEDIA GmbH, „Systemarchitektur | FORMCYCLE Support”. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000038178-systemarchitektur

[13] XIMA MEDIA GmbH, „Quellen | FORMCYCLE Support“. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000046915-quellen

[14] XIMA MEDIA GmbH, „Veröffentlichen | FORMCYCLE Support Center“. Zugegriffen: 22.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000047236-veröffentlichen

[15] XIMA MEDIA GmbH, „Schulungsvideos | FORMCYCLE Support Center“. Zugegriffen: 31.01.2025. Verfügbar unter: https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000187004-schulungsvideos

[16] Cognito LLC, „Easily Build Powerful Forms“. Zugegriffen: 05.02.2025. Verfügbar unter: https://www.cognitoforms.com/

[17] Google, „App zum Erstellen von Onlineformularen | Google Workspace“. Zugegriffen: 06.02.2025. Verfügbar unter: https://workspace.google.com/products/forms/