OpenProject

Veröffentlicht am von

Inhalt

  1. Moderne Projekte mit Projektmanagementsoftware
  2. Was ist OpenProject?
  3. Funktionen
    1. Projektplanung und -verwaltung
    2. Zusammenarbeit im Team
    3. Fortschritts- und Budgetkontrolle
    4. Integration und Erweiterbarkeit
  4. Datenschutz
  5. Versionen
    1. Community-Edition
    2. Enterprise-Edition
  6. Vorteile und Nachteile
    1. Vorteile
    2. Nachteile
  7. Alternativen
    1. Jira
    2. Redmine
  8. Anwendungsbeispiel: Workflow Arbeitspakete und Board
  9. Zusammenfassung
  10. Quellen
  11. Anhang

Moderne Projekte mit Projektmanagementsoftware

In der modernen, schnelllebigen und digital vernetzten Arbeitswelt sind Projekte zunehmend komplexer geworden. Weiterhin arbeiten viele Teams heute standortübergreifend an dem gleichen Projekt und die Anforderungen an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufs sind deutlich gestiegen. Klassische Methoden, wie Excel-Tabellen, reichen meist nicht mehr aus, um den Überblick zu behalten.

Deshalb sind dedizierte Projektmanagementtools wie OpenProject für moderne Projekte praktisch unverzichtbar geworden. Sie ermöglichen das Projekt strukturiert zu planen, den Fortschritt besser zu verfolgen und die Kommunikation im Team nahtloser zu gestalten. So können Funktionen wie agile Boards, Gantt-Diagramme und intrigierte Kommunikations- und Dokumentationsmöglichkeiten die Arbeit des Teams effizienter und flexibler machen. Dies kann letztendlich ein entscheidenden Wettbewerbsvorteil sein.

Was ist OpenProject?

OpenProject ist eine Projektmanagementsoftware, die Teams bei der Arbeit mit agilen-, sowie traditionellen Projektmanagementmethoden unterstützen soll. Die Software wurde ursprünglich im Oktober 2012 als Fork von Redmine veröffentlicht. Bei der Entwicklung wurde dabei viel Wert auf eine verbesserte Nutzerfreundlichkeit und einen integrierten Datenschutz gelegt. Seit dem wurde OpenProject kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute umfangreiche Funktionalitäten für die Unterstützung des Projektmanagements. Heute kann OpenProject bei der effizienten Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten unterstützen. Es steht in einer kostenlosen Open-Source Community-Edition und einer kostenpflichtigen Enterprise-Edition zur Verfügung, die erweiterte Funktionalitäten bietet. Aufgrund der starken Fokussierung auf Datenschutz bei der Entwicklung ist OpenProject auch DSGVO-konform.

Funktionen

Projektplanung und -verwaltung

Damit ein Projekt möglichst gute Erfolgschancen hat, braucht es ein gut strukturiertes Projektmanagement. In OpenProject stehen dafür umfangreiche Werkzeuge für die Planung und Verwaltung zur Verfügung. Dazu gehört unter anderem das Erstellen von Roadmaps, über die Teams langfristige Projektziele und Meilensteine erfassen können. Dabei können mehrere Projekte, mit jeweils eigenen Roadmaps, gleichzeitig bearbeitet und verwaltet werden.

Weiterhin kann der Zeitplan für ein Projekt über ein Gantt-Diagramm veranschaulicht werden. Auf diesem können Meilensteine, Abhängigkeiten und die einzelnen Aufgaben in ein zeitliches Verhältnis gebracht und dargestellt werden. Damit soll die Planung der einzelnen Projektphasen unterstützt werden. Die Aufgaben stellen dabei die einzelnen Aufgabenpakete wie Epics und User Stories dar, die in einem bestimmten Zeitraum umgesetzt werden sollen. Bei dem Erstellen der Aufgaben kann der Nutzer verschiedene vordefinierte und gegebenenfalls zusätzliche Informationen zu den einzelnen Aufgaben erfassen und ihnen eine Rolle zuweisen (z.B. Epic). Die Aufgabenpakete können dann anschließend zu einer Projektphase oder einer Instanz einer übergeordneten Rolle zugeordnet werden. So bietet es sich in OpenProject an z.B. Meilensteine zu einer Projektphase, Epics zu einem Meilenstein und User Stories zu einem Epic zuzuordnen. Anschließend können die einzelnen Aufgabenpakete auch noch zu einem ausgewählten Backlog hinzugefügt werden.

 

Damit mit OpenProject agil und flexibel gearbeitet werden kann, wird dem Nutzer ermöglicht individuell anpassbare Backlogs und Boards zu erstellen. Dabei können Aufgabenpakete aus den Backlogs über einen Filter in den einzelnen Boards ausgewählt und zugewiesen werden. Ein Board kann z.B. als Kanban-Board verwendet werden, wo man in dem Board verschiedene Spalten definieren kann, zwischen denen die Aufgabenpakete verschoben und Personen zugeordnet werden können. Diese muss dabei natürlich auch dem betroffenen Projekt zugeordnet sein. So kann die Sprintplanung mit OpenProject erleichtert werden.

Es ist auch möglich Projektvorlagen zu definieren, die es erleichtern wiederkehrende Aufgaben effizienter zu erfassen und zu verwalten, wodurch der Arbeitsaufwand verringert werden kann.

Zusammenarbeit im Team

Damit ein Projekt möglichst reibungslos verläuft, muss das zugewiesene Team ein hohes Maß an Zusammenarbeit zeigen. Zur Unterstützung bietet OpenProject dafür eingebundene Funktionalitäten für eine bessere Kommunikation und leichteren Informationsaustausch an. So können Teammitglieder und gegebenenfalls auch Kunden sich über Kommentare und weitere Foren zu spezifischen Aufgabenpaketen untereinander austauschen. Weiterhin bietet OpenProject eine direkt eingebaute Wiki für jedes Projekt. Diese kann als zentrale Dokumentation und Wissenssammlung genutzt werden.

Es gibt auch ein integriertes Rollenmanagement, über das ein Admin gezielt Nutzerrechte für die einzelnen Personen vergeben kann. Dadurch werden sensible Daten besser geschützt und die einzelnen Teammitglieder können fokussierter arbeiten.

Fortschritts- und Budgetkontrolle

Um eine erfolgreichen, kontinuierlichen Projektfortschritt zu gewährleisten, werden bestimmte Kontrollmechanismen benötigt. Diese müssen nicht nur den Projektfortschritt, sondern auch die dabei erzeugten Kosten beachten.

OpenProject bietet dazu separate Module für die Zeit- und Kostenerfassung an. Dabei kann zu jedem Arbeitspaket der zeitliche Aufwand erfasst und dann mit anderen Arbeitspaketen in einer Übersicht dargestellt werden. Für die Kostenerfassung können neben einer manuellen Erfassung auch einzelne Arbeitspakete einer Kostenklasse zugeordnet werden, die dann den Kostenaufwand aus dem Zeitaufwand errechnen kann. Somit erhält das Team einen guten Kostenüberblick über einzelne Pakete und dem gesamten Projekt. Aus dem erfassten Kosten- und Zeitaufwand können auch jeweils Fortschrittsberichte erstellt werden.

Der Zeit- und Kostenaufwand lässt sich auch gut zur Kontrolle der Aufwandsschätzung verwenden. Dies kann dazu genutzt werden, zukünftige Schätzungen zu verbessern und das Projekt besser planbar zu machen. Dabei kann für jedes Arbeitspaket der grobe Zeitaufwand geschätzt und auf einem Gantt-Diagramm dargestellt werden.

Zusätzlich können in den einzelnen Arbeitspaketen auch Bugs erfasst werden, damit das Team besser auf unvorhergesehene Probleme reagieren kann.

Integration und Erweiterbarkeit

In modernen Projekten ist es oft erforderlich, zusätzliche Tools und Dienste für die Entwicklung zu verwenden. Dabei werden häufig Dienste wie Git-Hub und Git-Lab verwendet.

Um in Zusammenarbeit mit diesen Tools besser zu funktionieren, bietet OpenProject mehrere API-Anschlüsse für verschiedene externe Anwendungen an. Dadurch können Teile der Funktionalitäten aus den externen Tools in OpenProject umgelagert werden.

Weiterhin kann über verschiedene kommerzielle und Open-Source Plugins die Anwendung noch weiter an die individuellen Anforderungen des Teams angepasst werden. Die Open-Source Plugins werden dabei von der OpenProject-Community verwaltet. Eines dieser Plugins ist z.B. TimeCamp, mit dem sich die Zeiterfassung über einen Start/Stop-Button steuern lässt.

Um Einstellungen und Vorlagen schnell zwischen verschiedenen Instanzen zu migrieren, bietet OpenProject auch noch einen integrierten Datenexport/-import an.

Datenschutz

Datenschutz ist für viele moderne Unternehmen ein unumgängliches Kriterium. Ein Grund für die Entwicklung von OpenProject war es Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz besser als in Redmine in die Anwendung zu integrieren.

Somit haben die Unternehmen die Wahl zwischen einer On-Premise-Lösung und einer Cloud-Version. Dies ermöglicht es dem Unternehmen gegebenenfalls die volle Kontrolle über die eigenen Daten zu übernehmen.

Insgesamt ist die gesamte Anwendung so konzipiert, dass sie DSGVO-konform ist und somit den hohen modernen Datenschutzanforderungen entspricht. So sind in der Anwendung Sicherheitsfeatures wie 2-Faktor-Authentifizierung und eine verschlüsselte Kommunikation integriert. Zusätzliche Sicherheit kann beispielsweise über die Nutzung der detaillierten Rechteverwaltung erreicht werden, die den Zugriff von Nutzern auf bestimmte Daten einschränken kann.

Versionen

Es gibt zwei verschiedene Versionen von OpenProject, für die sich der Kunde unter Betrachtung seiner Anforderungen entscheiden kann.

Community-Edition

Die Community-Edition ist die kostenlose Open-Source Version von OpenProject und beinhaltet bereits eine Vielzahl an Funktionen für das Projektmanagement. Allerdings muss der Kunde die Anwendung selbstständig einrichten und auf seiner eigenen Infrastruktur verwalten und hosten. Dies kann zwar durchaus aufwendig sein, ermöglicht dem Kunden allerdings die volle Kontrolle über seine Daten zu behalten.

Enterprise-Edition

Die Enterprise-Edition ist die kostenpflichtige Version von OpenProject und bringt ein paar erweiterte Funktionalitäten, sowie gegebenenfalls professionellen Support mit sich. So bietet diese Version unter anderem erweiterte agile Boards (z.B. Kanban-Board) und individuell anpassbares Branding an. Weiterhin kann der Kunde entscheiden, ob er zusätzlichen Support buchen möchte und wie umfangreich dieser sein soll. Dabei hat er noch die Wahl die Anwendung über eine On-Premise Lösung oder eine Cloud zu hosten. Die zusätzlichen Kosten für den Support hängen bei der Cloud Version von der Anzahl der Nutzer und dem gewünschten Support-Level ab, während bei der On-Premise Lösung die Nutzeranzahl nicht vertraglich beschränkt ist.

Vorteile und Nachteile

Vorteile

  • Hohe Anpassungsfähigkeit durch zahlreiche Plugins und API-Integrationen
  • Umfassende Sicherheitsmaßnahmen für guten Datenschutz
  • Anschauliche und intuitive Visualisierung der Projektplanung
  • Flexible Hosting-Optionen, in der Cloud oder als On-Premise Lösung
  • Da es bei der On-Premise Lösung keine Nutzerobergrenze gibt, stellt vor allem die Community-Edition eine der preiswertesten Projektmanagementtools dar

Nachteile

  • Für die On-Premise Lösung wird eine entsprechende Infrastruktur und die dazugehörende technische Expertise benötigt
  • Die kostenlose Community-Edition weist einen geringeren Funktionsumfang auf
  • Die Kosten für die Enterprise-Edition sind vergleichbar mit anderen Projektmanagementtools (z.B. Jira und Redmine)
  • Zwar ist die Anwendung relativ intuitiv aufgebaut, jedoch wird trotzdem für neue Nutzer eine gewisse Einarbeitungszeit benötigt

Alternativen

OpenProject ist nur eines von vielen modernen Projektmanagementtools. Es gibt viele vergleichbare Alternativen, die sich jeweils meist für bestimmte Zwecke besser oder eher weniger eignen. Zwei dieser prominenten Anwendungen sind Jira und Redmine.

Jira

Jira ist eine beliebte und weit verbreitete Alternative zu OpenProject, die einen sehr ähnlichen Funktionsumfang aufweist. Es ist aufgrund seiner einfachen Nutzung, Einrichtung und umfangreichen Funktionalität sehr beliebt. Allerdings wird Jira bei einer größeren Nutzeranzahl schnell ziemlich teuer, was es für größere Teams meist nicht praktikabel macht.

Redmine

Redmine ist die Open-Source Grundlage, aus der OpenProject ursprünglich entwickelt wurde. Somit hat Redmine einen ähnlichen Funktionsumfang wie OpenProject. Allerdings umfasst die kostenlose Version von Redmine bereits alle Funktionalitäten des Tools. Die Anwendung kann auch wie OpenProject über viele verschiedene Plugins an die Anforderungen des Kunden angepasst werden. Die Software hat sich zwar schon seit längerer Zeit bewährt, es wird ihr aber ein weniger intuitives und veraltetes Design, sowie eine signifikante Einarbeitungszeit nachgesagt.

Anwendungsbeispiel: Workflow Arbeitspakete und Board

Nachdem man in OpenProject ein Projekt ausgewählt hat und auf den Reiter Arbeitspakete wechselt, kann man einfach über den Erstellen-Button ein neues Arbeitspaket anlegen. Der Workflow zum Erstellen und Verwenden dieses Arbeitspakets auf einem Board kann folgendermaßen aussehen:

  1. Erstellen des Arbeitspakets: Dabei muss man direkt spezifizieren, um was für ein Arbeitspaket es sich handelt. Es gibt die Auswahl zwischen Epic, User Story, Task, Phase, Milestone und Bug. Daraufhin kann man dann in einer passenden Vorlage die wichtigsten Daten zu dem neuen Arbeitspaket erfassen. Dazu gehören unter anderem die Bezeichnung, die Beschreibung, das Start- und Enddatum, das Prioritätslevel, der geschätzte Aufwand, die zuständigen Personen und weitere Details.
  2. Beziehungen festlegen und im Gantt-Diagramm darstellen: Es kann erfasst werden, welche anderen Arbeitspakete dem Neuen übergeordnet und untergeordnet sind, sodass eine Hierarchie aufgebaut wird. Dabei achtet die Anwendung darauf, dass das neue Arbeitspaket in dem Zeitraum des übergeordneten Arbeitspakets liegt. Die zeitliche Verteilung und die Verhältnisse der Arbeitspakete können dann in einem Gantt-Diagramm visualisiert werden.
  3. Zuweisen zu einem Backlog: Über die Version kann das Arbeitspaket zu einem Backlog hinzugefügt werden, wobei dieser auch dem des übergeordneten Arbeitspakets entsprechen muss.
  4. Bearbeitungsstatus anpassen: Der Bearbeitungsstatus eines neuen Arbeitspakets ist standardmäßig auf „New“ gesetzt und muss im Laufe der Bearbeitung entsprechend angepasst werden, bis es den Status „Closed“ erreicht. Dieser markiert das Arbeitspaket als abgeschlossen, muss aber nicht unbedingt der Endzustand sein. Die Bearbeitungszustände zwischen „New“ und „Closed“ hängen vom Typ des Arbeitspakets ab. Bei einem Task sind das beispielsweise „In progress“, „On hold“ und „Rejected“.
  5. Verwaltung auf einem Board: Um das Arbeitspaket dann als eine Karte auf einem Board einem Zustand zuzuordnen, muss man den Arbeitspakete-Reiter verlassen und zu dem der Boards wechseln. Nachdem man ein Board ausgewählt hat, kann ein beliebiges Paket über den Plus-Button hinzugefügt werden. Über einen zusätzlichen Filter kann man die angezeigten und zur Auswahl stehenden Arbeitspakete weiter einschränken, wenn man sich z.B. auf einen bestimmten Backlog beschränken will. Die einzelnen Arbeitspakete können anschließend per Drag-and-Drop zwischen den verschiedenen Zuständen verschoben werden.
  6. Bearbeitung und Fortschrittskontrolle: Die zugeteilten Entwickler beginnen mit der Umsetzung der Arbeitspakete auf dem Board und verschieben diese zwischen den einzelnen Zuständen in Abhängigkeit vom Bearbeitungszustand. Die Arbeitspakete können gegebenenfalls direkt von dem Board aus bearbeitet werden. So können die Entwickler beispielsweise den Bearbeitungsstatus ändern und neue Informationen zum Entwicklungsverlauf hinzufügen.
  7. Abschluss und Review: Sobald das Arbeitspaket vollständig umgesetzt wurde, sollten die zuständigen Teammitglieder sicherstellen, dass die Implementierung allen Anforderungen gerecht wird. Erst nachdem dies sichergestellt wurde, kann das Arbeitspaket als abgeschlossen betrachtet werden und der Bearbeitungsstatus auf „Closed“ gesetzt werden.

Zusammenfassung

OpenProject ist eine vielseitige und flexible Open-Source-Projektmanagementsoftware mit einem großen Funktionsumfang zur Planung und Verwaltung von Projekten, sowie für die Fortschritts- und Budgetkontrolle und die engere Zusammenarbeit im Team. Die Datenschutzmaßnahmen, die damit verbundene DSGVO-Konformität und die flexiblen Hosting- und Tarif-Optionen machen OpenProject zu einer guten Option für kleine, große oder auch wachsende Unternehmen. Die kostenlose Community-Edition bietet eine gute Grundfunktionalität und ist ein guter Einstiegspunkt in die Software. Bei zusätzlichen Anforderungen steht dann die Enterprise-Edition zur Verfügung.

Quellen

Anhang

OpenProject-Vortrag