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<\/a><\/p>\n Dokumentmanagement Systeme bieten eine Reihe von Grundfunktionen. Diese werden auch von Mayan EDMS zur Verf\u00fcgung gestellt, zus\u00e4tzlich zu vielen anderen, besonderen Features.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Um die grundlegenden Funktionen von Mayan EDMS nutzen zu k\u00f6nnen werden zwei Dinge ben\u00f6tigt.<\/p>\n Mindestens ein Dokumenttyp, der bestimmt wie das System mit dem Dokument umgeht. Im Grunde handelt es sich um den Datentyp eines Dokuments.<\/p>\n Sowie eine Quelle. Mayan EDMS unterst\u00fctzt automatische und manuelle Quellen. Damit wird beschrieben auf welchem Weg Dateien ins System geladen werden. Darunter fallen Optionen wie das integrieren eines E-Mail Accounts, der regelm\u00e4\u00dfig nach neuen Mails gescannt und diese ins System eingelesen werden. Das gleiche ist auch lokal durch anzulegen eines Watch Folders m\u00f6glich. Dieser Ordner wird ebenso regelm\u00e4\u00dfig auf neue Dateien gescannt und diese ins System geladen. Dokumente die ins System geladen werden werden aus Ordnern entfernt. Das manuelle Equivalent zum Watch Folder ist der Staging Folder, die gescannt und f\u00fcr das Hochladen ins System vorbereitet werden. Im Staging Folder m\u00fcssen Dokumente trotzdem manuell hochgeladen werden. Trotzdem unters\u00fctzt das System mit Previews und einem zentralen Ort um Dokumente anzulegen diesen Vorgang.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Bei Dokumenten handelt es sich um die grundlegenden Objekte, mit denen innerhalb des Systems gearbeitet wird. Dokumententypen k\u00f6nnen erstellt, kopiert und bearbeitet werden. Beispielsweise kann der Zugriff auf Dokumente beschr\u00e4nkt werden, die Namen von Dokumenten k\u00f6nnen automatisch angepasst werden. Viele weitere Funktionen stehen zur Verf\u00fcgung, die im Folgenden erl\u00e4utert werden. Jedes Dokument das ins System eingelesen wird, muss mit einem Dokumenttyp versehen werden. Bei automatisch einlesenden Datenquellen muss f\u00fcr alle Dokumente einer Quelle ein Dokumenttyp angegeben werden. Dokumenttypen auch ge\u00e4ndert werden.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Aktenschr\u00e4nke sind ein Ordnungswerkzeug f\u00fcr Dokumente. Sie lassen sich mit Dokumenten und anderen Aktenschr\u00e4nken f\u00fcllen und, ebenso wie Dokumente, Zugriffsbeschr\u00e4nkungen unterlegen.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Ausbuchen blockiert bestimmte Vorg\u00e4nge f\u00fcr ein Dokument. So k\u00f6nnen zeigleiche Ver\u00e4nderungen und Abl\u00e4ufe w\u00e4hrend der Bearbeitung von Dokumenten unterbunden werden.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Mayan EDMS protokolliert \u00c4nderung am System, beispielsweise Dokumentaufrufe, Metadatenver\u00e4nderungen sowie das Anlegen von Aktenschr\u00e4nken und viele mehr. Systemadmins k\u00f6nnen damit diese Abl\u00e4ufe \u00fcberwachen. Zus\u00e4tzlich stehen integrierte Werkzeuge zur Erstellung von Statistiken zur Verf\u00fcgung. So k\u00f6nnen beispielsweise die Anzahl neuer Dokumente pro Monat oder der Dokumentversionen pro Monat visualisiert werden. Diese und weitere Statistiken werden automatisiert generiert. Sollte der Zeitpunkt der automatischen Generierung zu weit zur\u00fcckliegen kann die Erstellung auch in die Warteschlange hinzugef\u00fcgt und eine aktuelle Statistik erstellt werden.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Die Rechteverwaltung im Mayan EDMS erfolgt gr\u00f6\u00dftenteils \u00fcber Gruppen und Rollen. Hierbei stellen Gruppen Organisationseinheiten im Unternehmen dar, w\u00e4hrend Rollen der tats\u00e4chlichen Zuordnung von Berechtigungen dienen.<\/p>\n Generelle Berechtigungen k\u00f6nnen ausschlie\u00dflich an Rollen vergeben werden und Rollen k\u00f6nnen nur Gruppen zugeordnet werden. Nutzer werden entsprechend der Organisationsstruktur in verschiedene Gruppen eingeordnet. Dieses System bietet eine detailierte Abbildung von Unternehmensstrukturen und vereinfacht die Rechtevergabe, da die etwa 150 einstellbaren Berechtigungen nicht f\u00fcr jeden Nutzer einzeln festgelegt werden m\u00fcssen. Individuelle Rechtekombinationen, beispielsweise wenn eine Person mehrere Funktionen im Unternehmen inne hat, k\u00f6nnen dennoch zusammengestellt werden, da Nutzer mehreren Gruppen angeh\u00f6ren k\u00f6nnen.<\/p>\n Weiterhin k\u00f6nnen an bestimmten Objekten, wie beispielsweise einzelnen Dokumenten oder Aktenschr\u00e4nken, zus\u00e4tzliche Zugriffsrechte verliehen werden. Wichtig ist hierbei, dass die Rechte von Rollen h\u00f6here Priorit\u00e4t haben, als Rechte an Objekten; es kann einer Rolle, die im Allgemeinen das Recht hat, Dokumente anzusehen, dieses Recht nicht f\u00fcr spezielle Dokumente entzogen werden.<\/p><\/div>\n \u00c4nderungen im Rechtesystem werden als Ereignisse Protokolliert. Es ist m\u00f6glich, diese Ereignisse zu abonnieren, um bei \u00c4nderungen per E-Mail benachrichtigt zu werden. Diese Funktion ist mit der Anzeige der Rollen verkn\u00fcpft und kann nicht einzeln abgestellt werden. Es ist folglich nicht m\u00f6glich, Nutzern nur die \u00dcbersicht \u00fcber verf\u00fcgbare Rollen zu gew\u00e4hren, ohne dass diese das Ereignisprotokoll einsehen k\u00f6nnen.<\/p><\/div>\n <\/a><\/p>\n Die grundlegende Dateneinheit in Mayan EDMS ist der Dokumenttyp. Ein Dokumenttyp kann auch als Dokumentkategorie, Dokumentklasse oder Dokumentvorlage interpretiert werden. Jeder andere Aspekt des Systems h\u00e4ngt von einem oder mehreren Dokumenttypen ab oder ist an diesen gebunden. Es empfiehlt sich, einen Dokumenttyp f\u00fcr jede Art von Dokumenten zu erstellen, die im eigenen System hochgeladen werden soll.<\/p>\n Dokumenttypen m\u00fcssen erstellt werden, bevor Dokumente hochgeladen werden k\u00f6nnen. Es ist nicht m\u00f6glich, Dokumente hochzuladen, ohne ihnen einen Dokumenttyp zuzuweisen.<\/p>\n Sie spiegeln normalerweise die Art des physischen Papierdokuments wider, das sie darstellen.<\/p>\n Beispiele f\u00fcr Dokumenttypen: Rechnung, Brief, Zeitplan<\/p>\n Einstellungen und Attribute werden auf Dokumenttypen angewendet. Dokumente erben diese Einstellungen und Attribute basierend auf dem Dokumenttyp, den sie beim Hochladen in Mayan EDMS zugewiesen haben. Ein Dokument kann immer nur von einem Typ sein. Der Typ eines Dokuments kann nachtr\u00e4glich ge\u00e4ndert werden. Beim \u00c4ndern des Typs verliert das Dokument seine vorherigen Einstellungen und Attribute und erbt die Einstellungen und Attribute seines neuen Typs.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Metadaten sind Attribute eines Dokuments. Sie bestehen aus benutzerdefinierten Metadatentypen und Metadatenwerte f\u00fcr diese Typen. Metadatentypen werden im Setup-Men\u00fc definiert und Dokumenttypen zugeordnet. Dabei gibt es die M\u00f6glichkeit zu entscheiden, ob die Eingabe eines Werts zu einem Ty optional oder erforderlich sein soll. Die Eingabe erfolgt, wenn ein Dokument hochgeladen wird.<\/p>\n Beispiele f\u00fcr Metadatentypen: Rechnungsnummer, Erstellungsdatum, Sprache<\/p>\n Die Dateneingabe von Metadatentypen kann so eingestellt werden, dass ein beliebiger Wert angegeben werden kann (Standardeinstellung). Anderenfalls besteht die M\u00f6glichkeit, eine Liste von Werten in die Konfigurationsoption „Lookup“ einzugeben. Den Benutzern wird anstelle der Standardeinstellung eine Dropdown-Liste mit diesen Optionen angezeigt.<\/p>\n F\u00fcr die \u00dcberpr\u00fcfung eingegebener Werte kann eine Validierungsoption ausgew\u00e4hlt werden. Sie kann die Eingabe ung\u00fcltiger Daten blockieren. Metadatentypen bieten auch Parser, die die Dateneingabe nicht blockieren, aber den vom Benutzer bereitgestellten Wert so interpretieren und \u00e4ndern k\u00f6nnen, dass er einem bestimmten Format entspricht. Ein Beispiel f\u00fcr einen bereitgestellten Parser ist der Datumsparser, der die von Benutzern bereitgestellten Daten unabh\u00e4ngig vom Format, in dem sie eingegeben werden, interpretiert und korrigiert.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Mayan EDMS bietet die M\u00f6glichkeit, Dokumente via OCR auswerten zu lassen. Dies kann f\u00fcr vom Nutzer festgelegte Dokumenttypen automatisiert werden. Standardm\u00e4\u00dfig wird die OCR Engine Tesseract<\/a> verwendet, es lassen sich aber auch andere Engines in das System einbinden.<\/p>\n Tests haben ergeben, dass Tesseract f\u00fcr Bilder mit Druckbuchstaben in hohem Kontrast akzeptable, wenn auch nicht perfekte Ergebnisse erzielt. F\u00fcr Handschriftliche Dokumente und Bilder mit schlechter Qualit\u00e4t und\/oder niedrigem Kontrast war das OCR dagegen nicht erfolgreich.<\/p>\nGrundfunktionen<\/h1>\n
Minimal Setup – Dokumenttyp und Quellen<\/h2>\n
Dokumente<\/h2>\n
Aktenschr\u00e4nke<\/h2>\n
Ausbuchung<\/h2>\n
Systemkontrolle – Ereignisse und Statistiken<\/h2>\n
\nRechteverwaltung<\/h1>\n
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\nDokumenttypen<\/h1>\n
\nMetadaten<\/h1>\n
\nOCR<\/h1>\n
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