{"id":3203,"date":"2023-12-17T18:46:25","date_gmt":"2023-12-17T17:46:25","guid":{"rendered":"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/?p=3203"},"modified":"2024-03-19T17:40:23","modified_gmt":"2024-03-19T16:40:23","slug":"zapier","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/lehrveranstaltungen\/betriebliche-informationssysteme\/2023\/zapier\/","title":{"rendered":"Zapier"},"content":{"rendered":"<h2><span style=\"font-weight: 400\">Inhalt<\/span><\/h2>\n<ol>\n<li><a href=\"#einf\u00fchrung\">Was ist Zapier?<\/a>\n<ul>\n<li>Anwendungsbereiche<\/li>\n<li>Zielgruppe(n)<\/li>\n<li>Kosten<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#m\u00f6glichkeiten\">M\u00f6glichkeiten<\/a>\n<ul>\n<li>Dienste<\/li>\n<li>Trigger<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#funktion\">Funktionsweise<\/a>\n<ul>\n<li>Login<\/li>\n<li>Erstellung von Zaps<\/li>\n<li>Zapier-Trigger<\/li>\n<li>Zapier-Actions<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#anwendung\">Anwendungsbeispiel<\/a>\n<ul>\n<li>BPMN-Diagramm<\/li>\n<li>Zap-Beispiel<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#zusammenfassung\">Zusammenfassung<\/a>\n<ul>\n<li>Vor- und Nachteile<\/li>\n<li>Alternativen<\/li>\n<li>Fazit<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"einf\u00fchrung\"><strong>1. Was ist Zapier?<\/strong><\/h2>\n<p>Zapier ist eine webbasierte, m\u00e4chtige Prozessautomatisierungssoftware. Der Arbeitsalltag zeichnet sich oftmals durch zahlreiche repetitive Abl\u00e4ufe aus, die kosten- und zeitintensiv sein k\u00f6nnen. Genau hier setzt Zapier an: Das Ziel des Automatisierungstools ist es, durch einen vollautomatisierten Workflow Zeit einzusparen, die Produktivit\u00e4t zu erh\u00f6hen und Fehlerquoten zu minimieren. Mit ihr k\u00f6nnen wiederkehrende Arbeitsabl\u00e4ufe in Unternehmen automatisch im Hintergrund ausgef\u00fchrt werden. Somit ist der Fokus auf wichtige Aufgaben gegeben. Die Durchf\u00fchrung der Automatisierung erfolgt mit sogenannten &#8222;Zaps&#8220;, welche einen automatisierten Workflow zwischen mindestens zwei Apps darstellen. Jeder Zap besitzt einen definierten Trigger, wodurch der gesamte Workflow gestartet wird. Anschlie\u00dfend wird die eingerichtete Aktion ausgef\u00fchrt, die den Zap abschlie\u00dft. F\u00fcr die Erstellung von &#8222;Zaps&#8220; ben\u00f6tigt der Benutzer keine Programmierkenntnisse.<\/p>\n<p>Stand Dezember 2023 kann der Benutzer \u00fcber 6000 Apps miteinander verbinden und synchronisieren. Einzig die ausschlie\u00dfliche Unterst\u00fctzung von cloudbasierter Software ist eine Beschr\u00e4nkung von Zapier. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist Zapier als Software der Business Process Automation (BPA) zu kategorisieren.<\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Anwendungsbereiche<\/span><\/h3>\n<p>Der Einsatz von Zapier kann sowohl f\u00fcr einfache als auch f\u00fcr komplexe Unternehmensabl\u00e4ufe erfolgen. Es ist ratsam, alle Unternehmensprozesse zu identifizieren und darauf aufbauend Zaps zu erstellen, durch welche die Abl\u00e4ufe definiert werden.<\/p>\n<p>Beispiele f\u00fcr Anwendungsbereiche sind:<\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400\">alles rund um Dokumentenmanagement: Automatisches Speichern von E-Mail-Anh\u00e4ngen in Cloud-Speicherdiensten<\/span><\/li>\n<li>E-Commerce: Aktualisierung von Inventaren zwischen verschiedenen Plattformen<\/li>\n<li>Customer-Relationship-Management (CRM): Erstellung von Aufgaben f\u00fcr Vertriebsmitarbeiter bei neuen Kundenanfragen<\/li>\n<li>Personalmanagement: Benachrichtigungen bei neuen Bewerbungen<\/li>\n<li>Online-Marketing, Eventmanagement, Projektmanagement, Soziale Medien u.v.m.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zapier findet praktisch in jedem Bereich Anwendung, indem Aufgaben automatisiert und Daten zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden. Die Vielseitigkeit von Zapier erm\u00f6glicht es Benutzern, individuelle Automatisierungen basierend auf ihren spezifischen Anforderungen zu erstellen.<\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Kosten<\/span><\/h3>\n<figure id=\"attachment_3211\" aria-describedby=\"caption-attachment-3211\" style=\"width: 1660px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-3211 size-full\" src=\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/Bildschirmfoto-2023-12-17-um-18.52.02.png\" alt=\"Preismodelle von Zapier\" width=\"1660\" height=\"1118\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-3211\" class=\"wp-caption-text\">Abb.1: Zapier Preismodelle, <a href=\"https:\/\/zapier.com\/pricing\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/zapier.com\/pricing<\/a> &#8211; zuletzt abgerufen: 18.12.2023<\/figcaption><\/figure>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\"><b>Kostenfrei:<\/b><b><br \/>\n<\/b><span style=\"font-weight: 400\">Erstellung von Zaps mit eingeschr\u00e4nktem Umfang; ein Trigger und eine Aktion pro Zap; 5 Zaps insgesamt<br \/>\n<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><b>Starter:<\/b><span style=\"font-weight: 400\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400\">kostenpflichtig, erm\u00f6glicht mehr Funktionen und h\u00f6here Limitationen als die kostenfreie Variante; ein Trigger, mehrere Aktionen pro Zap; 20 Zaps insgesamt<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><b>Professional:<\/b><span style=\"font-weight: 400\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400\">kostenpflichtig, ab hier: unbegrenzte Anzahl an Zaps; Zugriff auf Premium-Apps<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><b>Team:<\/b><span style=\"font-weight: 400\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400\">Abomodell f\u00fcr Teams, bei dem mehrere Benutzer Zugriff auf die Plattform haben<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><b>Company: <\/b><span style=\"font-weight: 400\">Abomodell f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Unternehmen, das eine h\u00f6here Funktionalit\u00e4t und Skalierbarkeit als die anderen Pl\u00e4ne bietet<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Zielgruppe(n)<\/span><\/h3>\n<p>Anhand der eben geziegten Preiskategorien richtet sich Zapier sowohl an Einzelpersonen als auch an Personengruppen. Kleinunternehmen und Startups profitieren z. B. von der Optimierung von Arbeitsabl\u00e4ufen ohne eine umfangreiche Infrastruktur aufbauen zu m\u00fcssen. Selbst\u00e4ndige k\u00f6nnen bspw. Routineaufgaben automatisieren und so ihre Produktivit\u00e4t steigern. HR-Abteilungen verschaffen sich u.a. durch die Koordination von Terminen f\u00fcr Vorstellungsgespr\u00e4che einen Vorteil in der Planung von Bewerbungsabl\u00e4ufen.<\/p>\n<hr \/>\n<h2 id=\"m\u00f6glichkeiten\"><strong>2. M\u00f6glichkeiten<\/strong><\/h2>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Vorstellung von bekannten Diensten<\/span><\/h3>\n<ul>\n<li>Laut eigener Aussage werden \u00fcber 6000 Dienste angeboten\n<ul>\n<li>Microsoft Outlook\/Excel<\/li>\n<li>Gmail<\/li>\n<li>Mailchimp<\/li>\n<li>Facebook<\/li>\n<li>WhatsApp<\/li>\n<li>Telegram<\/li>\n<li>Reddit<\/li>\n<li>Discord<\/li>\n<li>Slack<\/li>\n<li>GitHub<\/li>\n<li>Typeform<\/li>\n<li>YouTube<\/li>\n<li>Twitch<\/li>\n<li>Eventbrite<\/li>\n<li>PayPal<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Viele eigene Dienste\n<ul>\n<li>Email by Zapier<\/li>\n<li>Delay by Zapier\/Schedule by Zapier<\/li>\n<li>RSS by Zapier -&gt; Integration von RSS Feeds<\/li>\n<li>Code by Zapier -&gt; Integration von Code (JS, Python) in den Ablauf eines Prozesses -&gt; Hohe Anpassbarkeit m\u00f6glich<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00dcbersicht unter <a href=\"https:\/\/zapier.com\/apps\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">zapier.com\/apps<\/a><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Ausgew\u00e4hlte Vorstellung der jeweiligen Trigger<\/span><\/h3>\n<ul>\n<li>Allgemeine Arten von Triggern:\n<ul>\n<li>Polling Trigger: \u00dcberpr\u00fcft in regul\u00e4ren Intervallen, ob es neue Daten gibt, falls ja wird er ausgel\u00f6st<\/li>\n<li>Instant Trigger: Die App sendet eine Benachrichtigung an Zapier, wenn es neue Daten gibt und l\u00f6st dadurch den Trigger aus<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Gmail:\n<ul>\n<li>Neue E-Mail<\/li>\n<li>Neuer Anhang<\/li>\n<li>Neues Label<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Instagram:\n<ul>\n<li>Neue Medien werden gepostet<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Discord:\n<ul>\n<li>Neue Nachricht in einem Channel<\/li>\n<li>Neue Reaktion auf eine Nachricht<\/li>\n<li>Neuer User tritt einem Server bei<\/li>\n<li>Einem User wird eine neue Rolle gegeben<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Eventbrite:\n<ul>\n<li>Neue Veranstaltung von einem Veranstalter<\/li>\n<li>Neue Ticketbestellung<\/li>\n<li>Teilnehmer checkt bei Veranstaltung ein<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>YouTube:\n<ul>\n<li>Neues Video von einem Usernamen<\/li>\n<li>Neues Video, welches einer Suche entspricht<\/li>\n<li>Neues Video von einem Kanal<\/li>\n<li>Neues Video in einer Playlist<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>GitHub:\n<ul>\n<li>Neue Branch<\/li>\n<li>Neuer Commit<\/li>\n<li>Neue Pull Request<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<h2 id=\"funktion\"><strong>3. Funktionsweise<\/strong><\/h2>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Login<\/span><\/h3>\n<p>Das Anmelden bei Zapier kann \u00fcber \u00fcbliche Social-Logins (Google, Facebook, Microsoft) oder Email-Adresse und Passwort erfolgen. Falls das Unternehmen oder die Institution \u00fcber Single-Sign-On (SSO) verf\u00fcgt, k\u00f6nnen sich die Mitarbeiter auch dar\u00fcber anmelden.<\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Erstellen von Zaps<\/span><\/h3>\n<p>Im Dashboard kann direkt \u00fcber den orangenen Button <strong>(+ Create Zap<\/strong>) ein sogenannter neuer <strong>Zap<\/strong> erstellt und der Prozessablauf f\u00fcr die Automatisierung in einem visuellen Editor bearbeitet werden. Ein Zap besteht aus einem Startpunkt, genannt <strong>Trigger<\/strong> und beliebig vielen <strong>Actions<\/strong>. In der kostenfreien Version ist der Umfang auf einen Trigger und eine Action begrenzt.<\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Zapier-Trigger<\/span><\/h3>\n<p>Der Trigger markiert das Event, durch den die Automatisierung angesto\u00dfen wird. Ein Trigger ist beispielsweise, wenn bei Google Kalender ein neuer Eintrag get\u00e4tigt, \u00fcber ein Anfrageformular ein neuer Lead erzeugt oder in einem Projektmanagement-Tool wie Asana eine neue Aufgabe erstellt wurde. Neben unz\u00e4hligen weiteren Anwendungsf\u00e4llen und Apps gibt es noch ca. 30 Trigger-Funktionen, die von Zapier selbst bereitgestellt werden. So kann eine Aktion beispielsweise t\u00e4glich um dieselbe Uhrzeit oder verz\u00f6gert ausgef\u00fchrt werden. Bei der Einrichtung eines Triggers wird eine App und ein dazugeh\u00f6riges Event ausgew\u00e4hlt, die als Ansto\u00df f\u00fcr die Automatisierung gelten. Daf\u00fcr erfordert es eine Anmeldung bei dem jeweiligen Dienst und\/oder einen API-Key.<\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Zapier-Actions<\/span><\/h3>\n<p>Der Trigger l\u00f6st eine oder mehrere Aktionen aus. An dieser Stelle wird \u00e4hnlich wie beim Trigger eine App und ein dazugeh\u00f6riges Event ausgew\u00e4hlt, als auch die Verifizierung bei der jeweiligen App durchgef\u00fchrt. Danach h\u00e4ngt die detaillierte Konfiguration der Aktion von dem Funktionsumfang der entsprechenden App ab. An der Stelle Action greift Zapier direkt auf die Modellierungsgrundlage aus dem Trigger zu.<\/p>\n<p>Beispielsweise ist der <strong>Trigger<\/strong> <em>Google Mail, <\/em>die <strong>Action<\/strong> ist Google Sheets und das <strong>Event<\/strong> davon ist <em>Create Spreadsheet Row. <\/em>Folgend\u00a0stehen unter <strong>Action<\/strong> die Punkte <strong>Drive, Spreadsheet und Worksheet zur Verf\u00fcgung<\/strong>. Wenn der eigene Drive-Ordner, die Tabelle und das Tabellenblatt, in welche neue Eintr\u00e4ge eingef\u00fcgt werden sollen, definiert ist, werden weitere Felder sichtbar, die auf den Tabellenspalten beruhen, die zuvor in der Google Tabelle definiert wurden. Diesen Feldern k\u00f6nnen dann Werte aus Google Mail zugeordnet werden. Nach erfolgreichen Tests und dem Ver\u00f6ffentlichen des Zaps werden in Zukunft bei jeder neuen E-Mail der Absender und der Inhalt in die Google Tabelle eingetragen.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-3245\" src=\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/Zap.png\" alt=\"\" width=\"605\" height=\"289\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n<h2 id=\"anwendung\"><strong>4. Anwendungsbeispiel<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Auf einer WordPress-Website kann sich ein Nutzer \u00fcber ein NinjaForm-Formular f\u00fcr eine Veranstaltung anmelden. Bei der Anmeldung werden allgemeine Informationen \u00fcber die Person abgefragt, die im sp\u00e4teren Verlauf ben\u00f6tigt werden. Nach der E-Mail-Best\u00e4tigung wird die Person im CentralStationCRM angelegt, sollte die Person noch nicht vorhanden sein. Daraufhin wird die Person im Brevo ggf. dem Newsletter hinzugef\u00fcgt. Im Anschluss wird die Person mit allen im Formular eingegeben Daten in einer Excel-Tabelle gespeichert, woraus eine Teilnehmenden-Liste erstellt werden kann. Damit alle im Unternehmen \u00fcber die neue Anmeldung bescheid wissen, wird eine Teams-Nachricht gepostet.<\/span><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-3205\" src=\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/Bildschirmfoto-2023-12-17-um-18.32.26.png\" alt=\"\" width=\"485\" \/><br \/>\n<img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-3206\" src=\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/Bildschirmfoto-2023-12-17-um-18.33.35.png\" alt=\"\" width=\"485\" \/><\/p>\n<hr \/>\n<h2 id=\"zusammenfassung\"><strong>5. <\/strong>Zusammenfassung<\/h2>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Vor- und Nachteile<\/span><\/h3>\n<ul>\n<li>Vorteile:\n<ul>\n<li>\u00fcber 6000 Apps<\/li>\n<li>M\u00f6glichkeit eigenen Code einzubinden<\/li>\n<li>einsteigerfreundlich<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Nachteile:\n<ul>\n<li>Preis (Konkurrenzprodukt \u201cMake\u201d ist g\u00fcnstiger)<\/li>\n<li>eventuelle Probleme mit der DSGVO (Datenverarbeitung in den USA)<\/li>\n<li>Abh\u00e4ngigkeit von der API der unterst\u00fctzten Apps<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Alternativen<\/span><\/h3>\n<ul>\n<li>Google Apps Script\n<ul>\n<li>Automatisierung via Code<\/li>\n<li>kostenlos<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Microsoft Power Automate\n<ul>\n<li>Automatisierung via grafischer Oberfl\u00e4che<\/li>\n<li>14\u20ac\/Monat<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Scriptable\n<ul>\n<li>Plain Javascript<\/li>\n<li>kostenlos<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Make (fka Integromat)\n<ul>\n<li>einfacher als Zapier<\/li>\n<li>grafische Oberfl\u00e4che<\/li>\n<li>Marktf\u00fchrer<\/li>\n<li>Premium-Abo ab 9$\/Monat<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span style=\"font-weight: 400\">Fazit<\/span><\/h3>\n<p>Zapier ist vor allem f\u00fcr Selbst\u00e4ndige und Kleinunternehmen n\u00fctzlich, um viele Prozesse sehr einfach automatisieren zu k\u00f6nnen. Es sind wenige bis keine Vorkenntnisse n\u00f6tig, um Zaps erstellen zu k\u00f6nnen. Zudem ist durch die \u00fcber 6000 unterst\u00fctzten Apps und durch die M\u00f6glichkeit, eigenen Code einbinden zu k\u00f6nnen, eine sehr hohe Flexibilit\u00e4t gegeben. Lediglich die Kosten f\u00fcr ein Zapier-Abo k\u00f6nnen abschrecken, gerade weil es mit Make einen \u00e4hnlichen Service gibt, der g\u00fcnstiger ist.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>6.Quellen<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/zapier.com\/pricing\">https:\/\/zapier.com\/pricing<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/zapier.com\/how-it-works\">https:\/\/zapier.com\/how-it-works<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/zapier.com\/apps\">https:\/\/zapier.com\/apps<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/lagrowthmachine.com\/zapier-vs-make\">https:\/\/lagrowthmachine.com\/zapier-vs-make<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Inhalt Was ist Zapier? 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