Es handelt sich bei FORMCYCLE um eine Java-basierte Anwendung, die auf einem Java-Anwendungsserver betrieben wird. Die zentrale Verarbeitung erfolgt \u00fcber einen Master-Server, w\u00e4hrend optional noch ein Frontend-Server zur Lastenverteilung und Optimierung der Formularbereitstellung verwendet werden kann.<\/p>\n
Da FORMCYCLE eine kommerzielle Software ist, lohnt sich vorab ein Blick auf die Preis\u00fcbersicht unter https:\/\/www.formcycle.eu\/de\/preise<\/a> [4]. F\u00fcr Interessierte gibt es allerdings eine kostenlose Testversion, als gehostete Cloud-Version, die ohne eigene Server-Infrastruktur genutzt werden kann. Sie bietet den vollst\u00e4ndigen Funktionsumfang, sodass FORMCYCLE risikofrei ausprobiert werden kann.<\/p>\n Zus\u00e4tzlich wird umfassende Unterst\u00fctzung f\u00fcr den Einstieg geboten, darunter eine Wissensdatenbank [8] mit Anleitungen und Best Practices sowie kostenfreie Grundlagen-Schulungen in Form von Schulungsvideos [15]. Wer tiefer einsteigen m\u00f6chte, kann au\u00dferdem verschiedene kostenpflichtige Workshops [5] buchen.<\/p>\n Die Hauptzielgruppe von FORMCYCLE sind Unternehmen, Bildungseinrichtungen wie Hochschulen sowie Beh\u00f6rden und die \u00f6ffentliche Verwaltung. Unternehmen k\u00f6nnen FORMCYCLE zur Automatisierung interner Prozesse nutzen, z.B. f\u00fcr Urlaubsantr\u00e4ge und Reisekostenabrechnungen. Au\u00dferdem eignet sich die Software f\u00fcr den Kundenkontakt, bspw. durch Support-Formulare oder Angebotsanfragen. Beh\u00f6rden und \u00f6ffentliche Verwaltungen k\u00f6nnen FORMCYLE f\u00fcr die Bereitstellung digitaler Antragsformulare nutzen, z.B. f\u00fcr Meldebescheinigungen oder Genehmigungen. Au\u00dferdem erm\u00f6glicht die Software eine automatische Weiterleitung an die zust\u00e4ndige Beh\u00f6rde. Bildungseinrichtungen wie Hochschulen k\u00f6nnen FORMCYCLE f\u00fcr Einschreibeformulare, Pr\u00fcfungsanmeldungen oder Feedback-Formulare einsetzen, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.<\/p>\n Durch die hohe Skalierbarkeit ist FORMCYCLE sowohl f\u00fcr kleine Projekte als auch f\u00fcr umfangreiche Enterprise-Prozesse geeignet. Je nach Bedarf kann die Software f\u00fcr einfache Kontaktformulare auf Websites oder aber f\u00fcr komplexe Formulare mit umfangreicher Verarbeitung eingesetzt werden.<\/p>\n FORMCYCLE bietet verschiedene M\u00f6glichkeiten zur Datenintegration und Schnittstellenanbindung, sodass eine nahtlose Verarbeitung und Nutzung von Daten m\u00f6glich sind.<\/p>\n Datenquellen k\u00f6nnen sowohl statisch als auch dynamisch eingebunden werden. Statische Datenquellen lassen sich als CSV-, Excel-, JSON-, oder XML-Datei hinterlegen und in Formularfeldern, wie z.B. Auswahllisten, verwenden. Weiterhin unterst\u00fctzt FORMCYCLE die Integration von:<\/p>\n Der Formular-Designer ist eine webbasierte Oberfl\u00e4che zum Erstellen von Formularen.<\/p>\n Nutzer k\u00f6nnen Formularelemente<\/strong> einfach per Drag-and-Drop hinzuf\u00fcgen und ausrichten. Durch Anklicken \u00f6ffnet sich ein Bereich, indem die Elementeigenschaften<\/strong> direkt bearbeitet werden k\u00f6nnen. Falls bestimmte Einstellungen h\u00e4ufig verwendet werden, k\u00f6nnen sie auch als Vorlage gespeichert und sp\u00e4ter wiederverwendet werden. Neben den standardm\u00e4\u00dfig verf\u00fcgbaren Elementen k\u00f6nnen durch Plugins gezielt zus\u00e4tzliche Elemente hinzugef\u00fcgt werden. FORMCYCLE unterst\u00fctzt den Upload verschiedener Dateien zur Verwendung in Formularen, darunter PNG-, CSS- und JavaScript-Dateien. CSS- und JavaScript-Dateien k\u00f6nnen entweder gezielt in ein bestimmtes Formular oder automatisch in alle Formulare eingebunden werden. Mit dem Workflow-Designer kann die Formularverarbeitung konfiguriert werden. Workflows werden ebenfalls per Drag-and-Drop erstellt und angepasst, wobei die Visualisierung \u00fcber ein ereignisbasiertes Flussdiagramm erfolgt.<\/p>\n Dabei k\u00f6nnen verschiedene Statuswerte definiert werden, wie bspw. \u201eEingegangen\u201c oder \u201eBearbeitung\u201c. Jedem Status werden dann passende Aktionen zugewiesen, wie z.B. das Versenden einer E-Mail, die Dokumenterstellung oder eine Datenbankaktualisierung. Aktionen k\u00f6nnen aber auch Bedingungen und Fehlerbehandlungen beinhalten.<\/p>\n Der Ablauf des Workflows beginnt mit einem Trigger, der bspw. durch einen Button ausgel\u00f6st wird. Daraufhin werden die definierten Aktionen und Bedingungen ausgef\u00fchrt, bis der Workflow einen bestimmten Status erreicht, z.B. \u201eEingegangen\u201c.<\/p>\n FORMCYCLE bietet viele verschiedenen M\u00f6glichkeiten, um Formulare bereitzustellen. Sie k\u00f6nnen \u00fcber einen einfachen Link geteilt, in eine Webseite eingebunden oder in Content-Management-Systeme integriert werden. Au\u00dferdem k\u00f6nnen personalisierte Einladungen per E-Mail versendet werden.<\/p>\n Um Formulare international zu nutzen, gibt es die M\u00f6glichkeit, Formulare in mehreren Sprachen anzubieten. Weiterhin k\u00f6nnen Zugriffsbeschr\u00e4nkungen festgelegt werden – etwa durch ein Passwort oder indem das Formular nur eingeloggten Benutzern zug\u00e4nglich gemacht wird. Damit Formulare auch auf mobilen Endger\u00e4ten vern\u00fcnftig dargestellt werden k\u00f6nnen, unterst\u00fctzen FORMCYCLE au\u00dferdem ein responsives Design.<\/p>\n Die vier Schritte Datenintegration, Formular-Designer, Workflow-Designer und Ver\u00f6ffentlichung m\u00f6chten wir an einem praktischen Beispiel veranschaulichen. Als Anwendungsfall wird ein fiktives Protokoll zur Schicht\u00fcbergabe in einer Fertigung herangezogen. Da die ausf\u00fchrliche Dokumentation zu dessen Erstellung den Rahmen des Berichtes sprengen w\u00fcrde, wird in Teilen mit Pseudo-Code gearbeitet.<\/p>\n In diesem Beispiel sollen Daten dynamisch von einer Datenbank geladen und ebenso gespeichert werden. F\u00fcr das Beispiel verwenden wir einen Postgres Datenbank-Server. Auf diesem Server legen wir eine Tabelle an, welche die Daten der Protokolle speichert. Eine Zeile repr\u00e4sentiert dabei ein Protokoll und wird durch eine ID identifiziert.<\/p>\n Der Datenbankserver kann \u00fcber die JDBC-URL und den Benutzer und Passwort als Datenquelle angebunden werden. Anschlie\u00dfend k\u00f6nnen Datenbank-Statements formuliert werden, die f\u00fcr die Nutzung des Schicht\u00fcbergabe-Protokolls n\u00f6tig sind. Beispielsweise ein Select zum Laden eines gespeicherten Protokolls. Die Statements k\u00f6nnen auch direkt getestet und \u00fcber eine URL ver\u00f6ffentlicht werden.<\/p>\n Im Formular-Designer erstellen wir nun einen Prototyp der Startseite des Protokolls. Zur Auswahl eines existierenden Protokolls werden ein Datepicker, eine Auswahl der Schicht und eine Auswahl der Gruppe hinzugef\u00fcgt. Als Buttons werden die Option zum Laden eines existierenden Protokolls und die Erstellung eines neuen angeboten. Im JavaScript-Bereich sieht man einen Ausschnitt eines m\u00f6glichen dynamischen Scripts, welches Daten l\u00e4dt, sobald der Button zum Laden geklickt wird.<\/p>\n Im Workflow-Designer definieren wir, was nach dem Abschicken des Formulars geschehen soll. Als Trigger unseres Workflows dient ein Button \u201eProtokoll speichern\u201c. Nach diesem Trigger wird ein Datenbank-Statement auf unsere bekannte Datenbankanbindung ausgef\u00fchrt, welche die Daten des Protokolls speichert. Wenn diese Aktion erfolgreich ausgef\u00fchrt wurde, wird abschlie\u00dfend noch ein HTML-Template als Abschlussseite angezeigt.<\/p>\n Um unser fertiges Protokoll nun zu ver\u00f6ffentlichen, gibt es mehrere M\u00f6glichkeiten. Eine praktikable M\u00f6glichkeit w\u00e4re die Ver\u00f6ffentlichung \u00fcber einen QR-Code, welcher im Beispiel der Schicht\u00fcbergabe an jedem Arbeitsplatz angebracht werden k\u00f6nnte.<\/p>\n FORMCYCLE ist darauf ausgelegt, die Erstellung und Verwaltung von Formularen besonders einfach zu machen. Dank dem intuitiven Formular- und Workflow-Designer k\u00f6nnen Formulare und Workflows ohne besondere Vorkenntnisse erstellt und bearbeitet werden. Durch das Automatisieren von Prozessen und die zentrale Datenerfassung werden manuelle Arbeitsschritte reduziert. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Da FORMCYCLE in bestehende Systeme eingebunden werden kann und Formulare sowie Workflows an unterschiedliche Anforderungen anpasst werden k\u00f6nnen, ist au\u00dferdem eine hohe Flexibilit\u00e4t gegeben. Durch die detaillierte Protokollierung aller Schritte eines Workflows, bleibt die Formularverarbeitung jederzeit nachvollziehbar. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen M\u00f6glichkeiten zur Erweiterung und Skalierung, sodass FORMCYCLE sowohl f\u00fcr kleine als auch f\u00fcr umfangreiche Projekte geeignet ist.<\/p>\n F\u00fcr einfache Formulare wie Umfragen kann Google Forms eine Alternative sein. Es ist bedeutend einfacher in der Handhabung als XIMA FORMCYCLE, kostenlos mit einem Google-Account zug\u00e4nglich und webbasiert. Allerdings ist weder die Verarbeitung eines Workflows noch die Anbindung externer Systeme wie Datenbanken m\u00f6glich. Deshalb ist es f\u00fcr Umfragen vor allem im privaten Kontext eine schnelle L\u00f6sung, aber im Unternehmenskontext nicht wirklich attraktiv.<\/p>\n Einen \u00e4hnlichen Funktionsumfang wie XIMA FORMCYCLE bietet Cognito Forms. Im Gegensatz zu XIMA Formcycle gibt es allerdings eine kostenlose Option f\u00fcr Cognito Forms. Die kostenlose Option ist allerdings eingeschr\u00e4nkt in ihrer Funktionalit\u00e4t. So ist der Workflow-Designer beispielsweise auf wenige Komponenten beschr\u00e4nkt in der kostenlosen Variante. Die kostenpflichtigen Optionen sind in ihrem Funktionsumfang vergleichbar mit XIMA FORMCYCLE, ebenso wie der Preis. Allerdings ist Cognito Forms nur als Cloudanwendung verf\u00fcgbar. Dies k\u00f6nnte ein Ausschlusskriterium f\u00fcr Firmen sein, welche Datensicherheit durch On-Premises-Software sicherstellen.<\/p>\n FORMCYCLE ist eine serverbasierte Software zur Erstellung und Verarbeitung von Formularen. Sie eignet sich sowohl f\u00fcr einfache Formulare als auch f\u00fcr welche, mit sehr komplexen Workflows. Die Zielgruppe ist haupts\u00e4chlich Unternehmen, \u00f6ffentliche Verwaltungen und Bildungseinrichtungen.<\/p>\n Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Formulare effizient und unkompliziert zu gestalten und verwalten. Mit dem Formular-Designer k\u00f6nnen Formulare per Drag-and-Drop erstellt und direkt in der Vorschau getestet werden. Der Workflow-Designer erm\u00f6glicht die intuitive Automatisierung von Prozessen. Dar\u00fcber hinaus verf\u00fcgt FORMCYCLE \u00fcber zahlreiche Integrationsm\u00f6glichkeiten. Ver\u00f6ffentlich werden k\u00f6nnen Formulare \u00fcber einen Link, eine API oder innerhalb anderer Plattformen.<\/p>\n Besonders hervorzuheben ist die Benutzerfreundlichkeit und die Flexibilit\u00e4t der Software. Sie l\u00e4sst sich individuell anpassen und erweitern, um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.<\/p>\n [1] XIMA MEDIA GmbH, \u201eFormular-Management-System (FMS) | formcycle\u201c. Zugegriffen: 19.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.formcycle.eu\/de\/<\/a><\/p>\n [2] XIMA MEDIA GmbH, \u201ePr\u00e4sentation | formcycle\u201c. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.formcycle.eu\/de\/praesentation<\/a><\/p>\n [3] XIMA MEDIA GmbH, \u201eIntegrationen | formcycle\u201c. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.formcycle.eu\/de\/integrationen<\/a><\/p>\n [4] XIMA MEDIA GmbH, \u201ePreise | formcycle\u201c. Zugegriffen: 31.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.formcycle.eu\/de\/preise<\/a><\/p>\n [5] XIMA MEDIA GmbH, \u201eWorkshops | formcycle\u201c. Zugegriffen: 31.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.formcycle.eu\/de\/leistungen\/schulungen\/konsultation<\/a><\/p>\n [6] XIMA MEDIA GmbH, \u201eXIMA | Digital begeistert\u201c. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.xima.de\/<\/a><\/p>\n [7] XIMA MEDIA GmbH, \u201eFORMCYCLE Formular- & Prozess-Management\u201c. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.xima.de\/formcycle<\/a><\/p>\n [8] XIMA MEDIA GmbH, \u201eUnsere Highlights | XIMA\u201c. Zugegriffen: 23.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.xima.de\/projekte<\/a><\/p>\n [9] XIMA MEDIA GmbH, \u201cFORMCYCLE Support\u201d. Zugegriffen: 17.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/home<\/a><\/p>\n [10] XIMA MEDIA GmbH, \u201eFormular-Designer | FORMCYCLE Support\u201d. Zugegriffen: 17.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/solutions\/articles\/103000045933-formular-designer<\/a><\/p>\n [11] XIMA MEDIA GmbH, \u201eWorkflow-Designer | FORMCYCLE Support\u201d. Zugegriffen: 17.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/solutions\/103000145853<\/a><\/p>\n [12] XIMA MEDIA GmbH, \u201eSystemarchitektur | FORMCYCLE Support\u201d. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/solutions\/articles\/103000038178-systemarchitektur<\/a><\/p>\n [13] XIMA MEDIA GmbH, \u201eQuellen | FORMCYCLE Support\u201c. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/solutions\/articles\/103000046915-quellen<\/a><\/p>\n [14] XIMA MEDIA GmbH, \u201eVer\u00f6ffentlichen | FORMCYCLE Support Center\u201c. Zugegriffen: 22.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/solutions\/articles\/103000047236-ver\u00f6ffentlichen<\/a><\/p>\n [15] XIMA MEDIA GmbH, \u201eSchulungsvideos | FORMCYCLE Support Center\u201c. Zugegriffen: 31.01.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/help8.formcycle.eu\/de\/support\/solutions\/articles\/103000187004-schulungsvideos<\/a><\/p>\n [16] Cognito LLC, \u201eEasily Build Powerful Forms\u201c. Zugegriffen: 05.02.2025. Verf\u00fcgbar unter: https:\/\/www.cognitoforms.com\/<\/a><\/p>\n2. Zielgruppe<\/h2>\n
3. Funktionsumfang<\/h2>\n
3.1 Datenintegration & Schnittstellen<\/h3>\n
\nZur dynamischen Nutzung von Daten k\u00f6nnen SQL-Datenbanken angebunden werden. Dabei lassen sich SQL-Abfragen direkt in FORMCYCLE erstellt und in Formularfeldern einsetzten.
\nZus\u00e4tzlich k\u00f6nnen LDAP-Verbindungen genutzt werden, um auf Verzeichnisdienste f\u00fcr die Verwaltung von Benutzer- und Ressourcendaten zuzugreifen. FORMCYCLE unterst\u00fctzt dabei die Bereitstellung von Benutzerrollen, Gruppenzugeh\u00f6rigkeiten und weiteren Attributen f\u00fcr Formulare und Workflows.<\/p>\n\n
3.2 Formular-Designer<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Bild2.png\")
<\/p>\n
\nIm Script- und CSS-Bereich<\/strong> kann die Formularlogik mit JavaScript und das Design \u00fcber CSS direkt im Formular-Designer angepasst werden. Auch eigene Metadaten k\u00f6nnen in den HTML-Header eingef\u00fcgt werden. Au\u00dferdem k\u00f6nnen versteckte Variablen definiert werden, um sie innerhalb des Formulars zu nutzen.<\/p>\n
\nUm sicherzustellen, dass alles wie gew\u00fcnscht funktioniert, gibt es eine Vorschau-Funktion. So kann das Formular w\u00e4hrend der Bearbeitung immer wieder getestet werden. Das Formular kann auch als Word- oder PDF-Dokument exportiert werden. Ein automatisch generierter Steckbrief fasst zudem die wichtigsten Formulareigenschaften zusammen.
\nF\u00fcr die Zusammenarbeit bietet FORMCYCLE verschiedene Zugriffseinstellungen. Man kann etwa festlegen, dass nur bestimmte Nutzergruppen ein Formular bearbeiten d\u00fcrfen oder den Zugriff mit einem Passwort sch\u00fctzen. Damit nicht mehrere Benutzer gleichzeitig \u00c4nderungen vornehmen, was zu Datenverlust f\u00fchren w\u00fcrde, k\u00f6nnen Formulare w\u00e4hrend der Bearbeitung gesperrt werden.<\/p>\n3.3 Workflow-Designer<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Bild3.png\")
<\/h3>\n
<\/h3>\n
<\/h3>\n
3.4 Ver\u00f6ffentlichen<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Bild4.png\")
<\/h2>\n
4. Beispiel (Demo)<\/h2>\n
4.1 Datenintegration<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Bild5.png\")
\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Formcycle_DB.png\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Formcycle_Abfrage.png\")
<\/p>\n4.2 Formular-Designer<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Formcycle_Designer.png\")
<\/p>\n4.3 Workflow-Designer<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Formcycle_Workflow.png\")
<\/p>\n4.4 Ver\u00f6ffentlichen
\n![\"\"](\"https:\/\/informatik.htwk-leipzig.de\/seminar\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Formcycle_QR.png\")
<\/h3>\n<\/h2>\n
5. Vorteile und Nutzen<\/h2>\n
6. Alternativen<\/h2>\n
6.1 Google Forms<\/h3>\n
6.2 Cognito Forms<\/h3>\n
7. Zusammenfassung<\/h2>\n
8. Quellen<\/h2>\n