Confluence

Veröffentlicht am 24. November 20225. Februar 2023 von Tom Wahl, Anton Diettrich and Martin Alef

Bedeutung von Wikis

Ein Wiki (hawaiianisch für „schnell“) ist ein Websystem, dass es Benutzern ermöglicht, Inhalte schnell und einfach zu finden, zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Als eines der meistbesuchten Websites der Welt (aktuell Platz 7 [1]) ist Wikipedia.org ein bekanntes Beispiel für ein Wiki. Eine typische Funktionalität von Wikis liegt darin, Links zu erstellen und bestehende Links zu verfolgen, um verwandte Informationen zu finden. Dies macht Wikis für den firmeninternen Einsatz bedeutsam. So ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach auf Unternehmensinformationen zuzugreifen, diese zu teilen und zu bearbeiten. Ein firmeninternes Wiki bietet somit eine zentrale Anlaufstelle zur Organisation, Suche und Archivierung von Wissen über u. a. Projekte, Abläufe und Geschäftsprozesse.

Wikis können auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu verbessern. So kann z.B. die Dokumentation von Meetings im Wiki angelegt und dabei neue Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zugeordnet werden.

Confluence ist eine weit verbreitete Softwarelösung zum Betrieb eines solchen Firmenwikis (~3 Mio. Nutzer [2]) und wird vom Softwarekonzern Atlassian entwickelt und vertrieben.

Einrichtung von Confluence

Wie viele Firmen folgt auch Atlassian dem aktuellen Trend des „Cloud Computings“ und vertreibt Confluence bevorzugt als „Software as a Service“ (SaaS). Das Betreiben einer eigenen Confluence Instanz auf firmeneigenen Servern ist zwar theoretisch noch möglich, jedoch zunehmend unattraktiv (Vergleich der SaaS Lizenzkosten vs. Rechenzentrumslizenzen). Die Bereitstellung von Confluence als SaaS ermöglicht eine schnelle und einfache Einrichtung einer eigenen Confluence Instanz in der Cloud von Atlassian. Für Teams bis zu 10 Personen wird lediglich ein kostenloses Atlassian Konto benötigt. Beim Anlegen der eigenen Confluence Instanz (Anmeldung) wird eine eigene Subdomain (<deinName>.atlassian.net) angelegt, unter welcher das Wiki erreichbar sein wird. Nach der Erstellung der eigenen Subdomain richtet Atlassian die neue Confluence Instanz ein.

Nach kurzer Wartezeit erfolgt die Weiterleitung auf die Übersichtsseite des Wikis, wo der Nutzer von einführenden Hinweisen begrüßt wird. Nun kann der Nutzer mit dem Anlegen des Inhaltes beginnen. Dafür bietet Atlassian verschiedene Möglichkeiten, welche im Folgenden näher erläutert werden.

Ladebildschirm während der Einrichtung von Confluence

Funktionen

Bereiche (Spaces)

Wie bei anderen Wikis (wie z.B. wikipedia.org) üblich, ist die Strukturierung von Informationen die wichtigste Funktionalität. Hierzu verwendet Confluence die zwei Hauptkomponenten: Spaces und Pages. Spaces oder zu Deutsch „Bereiche“ organisieren und sammeln ähnlich Inhalte an einer Stelle, ähnliche einem Verzeichnis. In einem Software-Unternehmen könnte es zum Beispiel folgende Bereiche geben: Teambereich zum Organisieren und Verwalten eines Teams, Projektbereich für die Übersicht der aktuell laufenden Projekte oder ein Bereich für die Dokumentation. Letztere kann zum Beispiel dem Kunden zur Verfügung gestellt und damit Informationen geteilt werden. Dabei können Bereiche auch Unterbereiche enthalten und verhalten sich damit ähnlich zu Verzeichnissen in einer Verzeichnisstruktur. Für das Erstellen eines neuen Bereiches kann zwischen einem leeren Bereich oder der Verwendung einer Vorlage (Template) gewählt werden. Dabei liefern die Vorlagen eigene Designs für die jeweilige Bereichsansicht sowie das Skelett für eine Seitenstruktur. Diese Eigenschaften können auch nachträglich an die eigenen Bedürfnisse angepasst und erweitert werden.

Übersicht der verschiedenen Spaces einer Wiki Instanz — Übersicht über die verschiedenen Bereiche des Wikis

Seiten (Pages)

Seiten (Pages) besitzen eine gewisse Dualität in Confluence. Sie können einmal typische Wiki-Einträge darstellen, wie z.b. von Wikipedia.org bekannt, oder sie können als Verzeichnis/Organisationseinheit dienen. Das bedeutet, dass einer Seite beliebig viele Unterseiten zugeordnet werden können. Die dadurch entstehende Baumstruktur (page tree) hilft dabei, gesuchte Seiten bzw. Wissen schnell wiederzufinden. Für die Erstellung einer Seite werden ebenfalls diverse Vorlagen (Templates) angeboten: Meeting, Notiz, Projektplan, NDA-Vorlage, Rechnung, Retrospektive, etc.. Außerdem kann die große Auswahl an vorgefertigten Vorlagen um eigene Vorlagen erweitert werden. Diese Möglichkeit vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe, indem für wiederkehrende Seiten (z.B. die Startseite eines neuen Projekts) nicht jedes Mal die Seite händisch neu angelegt, sondern einfach per Vorlage geladen und angepasst werden kann. Innerhalb einer Seite kann auf andere Seiten im Wiki verlinkt werden, wodurch Wissen miteinander verknüpft und leichter auffindbar wird. Außerdem können Teammitglieder markiert werden. Dies kann z.B. bei der Dokumentation von Projektabläufen von Nutzen sein, um festzuhalten, welche Aufgaben von welchem Mitarbeiter aktuell bearbeitet wird bzw. wurde. Mit Hilfe der Kommentarfunktion können zudem Reviewprozesse einzelner Seiten oder ganzer Bereiche durchgeführt werden. Die Anmerkungen lassen sich dabei bestimmten Teammitglieder zuordnen.

Editor

Der Editor ist zentraler Bestandteil von Confluence, da mit diesem die Seiten angelegt und bearbeitet werden. Dafür bietet der Editor neben Standardfunktionen eines Texteditors, wie z.B. Schrift- und Absatzformatierungen, Erstellung von Tabellen, Hinzufügen von Abbildungen, Nummerierung und Rechtschreibkorrektur, auch weitere Funktionen, wie dem einfachen Einfügen von Layouts für bestimmte Abschnitte. Die Funktionalität kann weiterhin durch Makros erweitert werden. Diese erweitern bestehende Funktionen oder fügen neue Funktionen hinzu. So bietet der Editor, durch das Code-Makro die Möglichkeit Quellcode einzubinden (siehe Bildschirmfoto) oder durch ein weiteres Makro ein interaktives Trelloboard hinzuzufügen. Confluence stellt dabei eine große Auswahl an Makros zur Verfügung, um Inhalte aus Drittanbieter-Anwendungen in eine Seite zu integrieren (z.B. Microsoft Excel oder externe PDFs). Zusätzlich können eigene Makros erstellt werden, um die Funktionalität an eigene Anforderungen anzupassen.

Ähnlich wie bei Google Docs oder Microsofts Office 365 kann auch im Editor von Confluence gleichzeitig mit mehreren Teammitgliedern an einer Seite gearbeitet werden. Dabei können die jeweils anderen Teammitglieder die Cursor der Kollegen sehen und deren Änderungen in Echtzeit verfolgen. Änderungen an der Seite werden automatisch gespeichert, wobei bei jeder Speicherung eine neue Version der Seite abgelegt wird. Mit Hilfe dieser Versionsverwaltung ist es möglich, bei Bedarf auf eine ältere Version zurückzugreifen.

Bildschirmfoto zeigt den Texteditor der Wikiseite. — Editoransicht bei Bearbeitung einer Seite

Rechteverwaltung mit LDAP-Integration

Confluence ist in einem dreistufiges Rechtesystem organisiert: globale Rechte (global permissions), Rechte für Bereiche (space permissions) und Rechte für einzelne Seiten (page permissions). Dabei regeln die globalen Rechte den generellen Zugriff auf das Confluence System. Hat ein Benutzer dieses Recht nicht, ist kein Login zu dieser Instanz möglich. In der Hierarchie darunter befinden sich die Rechte für einzelne Bereiche. Mit Hilfe dieser Rechte können bestimmte Bereiche für Nutzergruppen vollständig ausgeblendet oder nur zum Lesen eingeblendet werden. Noch granularer können die Rechte auf der Ebene einzelner Seiten vergeben werden. Dabei kann z.B. der Zugang auf alle Seiten eines Bereichs gewährt sein und gleichzeitig für eine einzelne Seite gesperrt bleiben. Zu beachten ist allerdings, dass die Rechteverwaltung in der kostenlosen Version von Confluence nicht verfügbar ist. Dazu ist mindestens das „Standard“ Abonnement nötig.

Für Teams bei denen bereits eine firmeninterne Benutzer-/Rechteverwaltung existiert, bietet Confluence die Möglichkeit diese über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) anzubinden. Dafür sind verschiedene Konnektoren für z.B. Microsoft Active Directory oder Apache Directory Server (komplette Liste) verfügbar.

Marketplace

Der Confluence Marketplace ist eine Plattform, auf der Benutzer Add-ons und Erweiterungen für ihre Confluence-Instanz finden und installieren können. Diese Erweiterungen können eine Vielzahl von Funktionen hinzufügen: von der Unterstützung für weitere Dateitypen über zusätzliche Berichts- und Analysetools bis hin zu Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen und Diensten.

Einige der Funktionen, die Benutzer durch den Einsatz von Marketplace-Add-ons hinzufügen können, sind: Projektmanagement (Zeitpläne, Gantt-Diagramme, Meilenstein-Tracking) und Integration von Drittanbietern (z.B. Trello, Slack und Google Drive).

Diese und viele weitere Funktionen können durch den Einsatz von Marketplace-Erweiterungen hinzugefügt werden, um die Leistungsfähigkeit von Confluence zu erhöhen und den Bedürfnissen von Teams und Unternehmen besser gerecht zu werden.

Auswahl von Apps aus dem Confluence App-Store — Atlassian Marketplace

Weitere Funktionen

Für die mobile Nutzung stellt Atlassian Apps für IOS (IPad und IPhone) sowie für Android zur Verfügung. Die Apps bieten jedoch nicht den vollen Umfang der Webversion und dienen somit eher dazu schnell einige Notizen zu hinterlegen, als vollumfänglich an Seiten zu arbeiten.

Der Teamkalender bietet die grundlegenden Funktionen, die von einem webbasierten Kalendersystem erwartet werden. Es lassen sich verschieden Kalender erstellen und mit Benutzergruppen oder einzelnen Benutzern teilen. Außerdem können Termine erstellt, gelöscht, bearbeitet oder geteilt werden. Somit können gemeinsame Termine direkt in Confluence geplant und in Seiten im Wiki integriert werden. Die erstellten Kalender können über CalDAV an andere Kalendersysteme wie z.B. Google Kalender oder Outlook angebunden werden (kostenpflichtige Funktion).

Mit Hilfe von Automationen ist es möglich wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Dabei können z.B.s „Trigger“ genutzt werden, um bei Veränderung eines Wiki-Bereichs den Reviewprozess durch Benachrichtigung eines Teammitglieds zu starten. Durch das Anlegen komplexer Regelwerke können aber auch komplexere Vorgänge automatisiert werden. Auch hierfür bietet Atlassian eine umfangreiche Dokumentation an.

Für die Analyse des Wikis steht ein eigenes Werkzeug (Analytics) zur Verfügung. Dieses ermöglicht die Erstellung von Statistiken und Berichten. So kann z.B. überprüft werden, wie häufig bestimmte Dokumentationsbereiche genutzt werden.

Schnittstellen zu anderen Betrieblichen Informationssystemen

Confluence bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um andere Betriebliche Informationssysteme mit Confluence zu verbinden. Neben der eingebauten Integration von anderen Atlassianprodukten, wie JIRA oder Bitbucket, ermöglichen es die bereits beschriebenen Makros und Erweiterungen mit anderen Systemen zu interagieren.

Zur Einbindung weiterer Betrieblicher Informationssystem, steht außerdem eine REST-API zur Verfügung. Über diese kann mit der Confluence Instanz via HTTP-Anfragen interagiert werden. Das bedeutet, dass z.B. der Inhalt einer Seite abgefragt oder durch externe Informationen verändert werden kann. Dabei stehen die HTTP-Methoden: GET, PUT, POST, DELETE zur Verfügung. Die Authentifizierung erfolgt entweder über einen API-Schlüssel (kostenpflichtige Funktion) oder die Login-Daten eines Nutzers mit entsprechenden Rechten. Auf eine erfolgreiche Anfrage antwortet die API standardmäßig in JSON. Die Verwendung der Schnittstelle ist dabei umfangreich im Entwicklerwiki von Confluence dokumentiert: Dokumentation.

Schlussendlich lässt sich feststellen, dass Confluence sehr gut mit anderen betrieblichen Informationssystemen interagieren und damit in verschiedenen Geschäftsprozessen integriert werden kann.

Geschäftsprozesse

Kommunikation mit dem Kunden

In diesem Abschnitt wird die Verwendung des betrieblichen Informationssystems Confluence am Beispiel zweier Geschäftsprozesse dargestellt. Der Prozess ist dabei mit Hilfe eines BPMN-Diagramm modelliert.

Begonnen wird mit dem Prozess der Kundenkommunikation. Im Kundenmanagement wird ein eingehender Kundenkontakt verarbeitet. Zunächst wird überprüft, ob das betreffende Projekt bereits existiert und es sich demnach um ein aktuelles Projekt handelt. Ist dies der Fall, so werden die relevanten Informationen aus der Kundenkommunikation im entsprechenden Wiki-Bereich hinterlegt und ein entsprechendes Ticket für den weiteren Arbeitsablauf erstellt. Ist das Projekt noch nicht existent, so wird überprüft, ob der Kunde bereits bekannt ist. Ist der Kunde noch nicht bekannt, so wird der Kunde mit Stammdaten in der Kundendatenbank angelegt und eine Informationsseite über den neuen Kunden im Wiki erstellt. Danach wird die Projektstruktur in Confluence angelegt und der Projektauftrag formuliert. Anschließend kann im Ticketsystem das neue Projekt hinterlegt und ein initiales Ticket erzeugt werden. Das Erstellen eines neuen Tickets löst im Projektmanagement den Prozess zur Ticketbearbeitung aus. Die Bearbeitung des Tickets wird vom Projektmanagement entsprechend im Wiki dokumentiert, bevor die neuen Informationen eine Antwort an den Kunden (ausgehende Kundenkommunikation) auslöst.

Prozess einer internen Systemänderung mit Dokumentation

Im folgenden BPMN Diagramm wird der Prozess einer internen Systemänderung modelliert. Dabei sind die IT-Abteilung und das Projektmanagement des zugrundeliegenden Systems beteiligt. Der Auslöser ist die Feststellung der Notwendigkeit einer Änderung im System durch einen Mitarbeiter aus der Abteilung, welcher das System benutzt. Danach gibt es eine Folge an Implementierungs- und Testschritten, welche im Confluence genau dokumentiert werden. Jeder Implementierungsschritt bedarf eines Feedbacks, wodurch sowohl bei der Implementierung als auch bei der Testung ein Feedback-Loop entsteht. Nach dem Abschluss der eigentlichen Implementierung wird die Anwendung der fertiggestellten Änderung dokumentiert und in einer Seite im Confluence als Anwenderdokumentation gespeichert.

Lizenzkosten

Confluence nutzt ein Abonnement-basiertes Lizenzmodell, dass auf der Benutzeranzahl und der Nutzungsart basiert. Es gibt verschiedene Abonnementtypen mit unterschiedlichen Funktionen und Preisen. Benutzer können ihr Abonnement jederzeit erweitern oder verkleinern, um z.B. nur für tatsächlich genutzte Benutzer zu bezahlen. Confluence bietet auch eine kostenlose Testversion für Benutzer an, die die Plattform ausprobieren möchten.

Dieses Lizenzmodell ermöglicht es Unternehmen und Teams, ihre Kosten effektiv zu verwalten und ihre Lizenz bei Bedarf zu erweitern. Es bietet Flexibilität und Transparenz bei der Verwaltung von Zugang und Kosten für die Plattform.

Atlassian unterscheidet dabei in die Kategorien Cloud und Rechenzentrum. Für die SaaS Lösung in der Cloud stehen folgende Abonnements zur Auswahl: Kostenlos, Premium und Enterprise. Wobei die hauptsächlichen Unterschiede u.a. in der maximal möglichen Benutzeranzahl, einem erweiterten Rechtesystem sowie dem verfügbaren Speicherplatzes liegen.

	Kostenlos	Standard	Premium	Enterprise	Rechenzentrum
Preis pro Monat/Nutzer	0€	ab 5,75€	ab 11€	ab 11€	ab ~1€ (> 800 Nutzer)
Nutzeranzahl	bis 10	bis 35.000	bis 35.000	801 bis 35.000	unbegrenzt
Anzahl Seiten	1	1	1	unbegrenzt	unbegrenzt
Berechtigung für Seiten und Bereiche	✕	✓	✓	✓	✓
Speicherplatz	2GB	250GB	unbegrenzt	unbegrenzt	unbegrenzt
Support	Community	Regionale Geschäftszeiten	Premium Support 24/7	Enterprise Support 24/7	–

Alternativen

Neben Confluence gibt es eine Vielzahl [3] weiterer Softwarelösungen zur Erstellung von Wikis. Diese unterscheiden sich stark im Funktionsumfang, Design und der Benutzung.

MediaWiki

Die Aufzählung der alternativen Softwarelösungen beginnt nicht ohne Grund mit MediaWiki. Denn diese, unter der GPL-Lizenz frei zur Verfügung stehende Software zur Erstellung und Verwaltung eines Wikis, treibt Wikipedia an und ist damit die meistverwendete Wikisoftware der Welt (Wikipedia Platz 7 der meistbesuchten Websites der Welt). Die Software ist in PHP geschrieben und damit unabhängig vom Betriebssystem des Servers nutzbar. Somit kann der Hostinganbieter selbst frei gewählt oder das Wiki direkt auf einem firmeneigenen Server gehostet werden. Zur Speicherung der Inhalte wird eine relationale Datenbank eingebunden. Als entsprechende Datenbank-Server sind z.B. PostgreSQL, MySQL oder MariaDB möglich. Das Wiki lässt sich beliebig erweitern und durch Vorlagen und Plugins nicht nur im Aussehen verändern. Außerdem werden aktuell über 130 Sprachen unterstützt.

Im Gegensatz zu Confluence ist MediaWiki komplett OpenSource und kann entsprechend der Lizenz nicht nur kostenfrei genutzt, sondern auch flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings bietet MediaWiki im Vergleich zu Confluence einen deutlich reduzierten Funktionsumfang und wenig vorgefertigte Integrationen von Drittanbieter-Apps.

WikiJS

Ähnlich wie MediaWiki, ist auch WikiJS unter der AGPL-v3 Lizenz frei verfügbar. Da WikiJS ebenfalls auf allen gängigen Betriebssystemen installierbar ist, stellt die freie Hosting-Wahl einen großen Vorteil dieser Software dar. Für die persistente Speicherung der Daten des Wikis wird auch eine relationale Datenbank genutzt.

Im Vergleich zum MediaWiki bietet WikiJS eine modernere Benutzeroberfläche. Je nach eigener Vorliebe kann dies jedoch unterschiedlich empfunden werden. Im Vergleich zu Confluence bietet auch WikiJS einen geringeren Funktionsumfang und schlechtere Integration von Drittanbietersoftware.

Nuclino

Anders als MediaWiki und WikiJS ist Nuclino, ähnlich wie Confluence, exklusiv als SaaS verfügbar. Nuclino bietet ebenfalls ein kostenlosen Abonnement an. Der volle Funktionsumfang ist dabei, wie bei Confluence, erst bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements nutzbar. Die Benutzeroberfläche von Nuclino gilt im Vergleich zu WikiJS/MedaiWiki, als aufgeräumt und einfach zu benutzen [4]. Der Funktionsumfang ähnelt stark dem von Confluence und bietet somit u.a. die Möglichkeit Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und Drittanbieter Apps einfach zu integrieren.

Die Entscheidung für eine bestimmte Software zur Erstellung des eigenen Firmenwikis, ist am Ende jedoch abhängig vom jeweiligen Einsatzumfeld sowie den speziellen Anforderungen an das Wiki. Dabei müssen die Vor- und Nachteile, wie z.B. bei der Frage nach einer Datenschutzkonformen Speicherung der Daten, der einzelnen Software-Lösungen gegeneinander abgewogen werden.