Der digitale Wandel hat die Art und Weise, wie Teams kommunizieren und zusammenarbeiten, verändert. Eine herausragende Plattform in diesem Kontext ist Slack. Slack dient als zentraler Kommunikationsknotenpunkt für Teams und Unternehmen. Es ermöglicht Echtzeit-Messaging, Dateifreigabe und die Organisation von Teamkommunikation in Kanälen. Diese Kommunikationsplattform zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit aus und bietet die Möglichkeit, sich nahtlos mit einer Vielzahl von Tools und Diensten zu integrieren, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch auf eine neue Ebene hebt.

 

Anwendungsgebiete von Slack

Slack findet in verschiedenen Anwendungsbereichen breite Verwendung, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu optimieren. In der Unternehmenskommunikation dient Slack als zentrale Plattform, auf der Teams Nachrichten austauschen, Projekte planen und relevante Informationen teilen können. Im Bereich Projektmanagement ermöglicht die Struktur von Kanälen eine gezielte Kommunikation und einen einfachen Zugriff auf relevante Informationen. Insbesondere in der Softwareentwicklung wird Slack von Entwicklerteams bevorzugt, da es sich nahtlos mit Tools wie GitHub integriert und eine effiziente Zusammenarbeit während des gesamten Entwicklungsprozesses ermöglicht. Unternehmen setzen Slack auch im Kundensupport ein, um eine Echtzeitkommunikation zwischen Supportteams zu ermöglichen, wodurch die Bearbeitung von Kundenanfragen verbessert wird. Vertriebsteams nutzen Slack für die schnelle Abstimmung von Verkaufsaktivitäten, die gemeinsame Planung von Strategien und die Aktualisierung von Vertriebsinformationen. Selbst in Bildungseinrichtungen findet Slack Anwendung als Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Lehrern und Schülern, wodurch der Informationsaustausch und die Diskussion von Unterrichtsinhalten gefördert werden. Die Beliebtheit von Slack bei Startups rührt von seiner kostengünstigen und effizienten Lösung für die Teamkommunikation her, was kleinen Teams ermöglicht, flexibel zu arbeiten und Ressourcen effektiv zu nutzen. Nicht zuletzt wird Slack von Freiberuflern und Teams, die remote arbeiten, genutzt, um die Kommunikation trotz räumlicher Distanz zu erleichtern. Die Plattform unterstützt virtuelle Teamarbeit und den Austausch von Informationen unabhängig vom Standort der Teammitglieder.

 

Zielgruppen

Slack wird in verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt, und daher erstrecken sich die Zielgruppen über eine Vielzahl von Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe. Es findet Anwendung von kleinen Start-ups über mittelständische Unternehmen bis hin zu Großunternehmen, sowohl in der Entwicklungsabteilung als auch im Marketing oder im Gesundheitswesen. Die Plattform trägt dazu bei, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams effizienter und strukturierter zu gestalten. Im Fokus stehen dabei Unternehmen, Teams und Organisationen, die ihre interne Kommunikation optimieren und die Zusammenarbeit im Team stärken möchten.

 

Features von Slack

Die Vielzahl von Funktionen, die Slack seinen Nutzern bietet, trägt zur umfassenden Teamkommunikation und Zusammenarbeit bei. Die Möglichkeit, Kanäle für verschiedene Projekte oder Themen zu erstellen, ermöglicht eine organisierte und gezielte Kommunikation. Direktnachrichten zwischen Teammitgliedern ermöglichen private Gespräche oder den schnellen Austausch von Informationen. Die Dateifreigabe in Slack erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten und die schnelle Weitergabe von Informationen. Durch die Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen Tools und Diensten, von Produktivitätstools bis hin zu Entwicklertools, wird der Arbeitsablauf optimiert. Die leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es Benutzern, schnell auf vergangene Konversationen, geteilte Dateien und Informationen zuzugreifen. Benutzerdefinierte Benachrichtigungen ermöglichen es Nutzern, relevante Informationen zu erhalten und gleichzeitig Störungen zu minimieren. Die Integration von Bots in Slack ermöglicht automatisierte Aufgaben und Prozessautomatisierung, was zu einer effizienteren Zusammenarbeit führt. Die Möglichkeit, Personen oder Teams zu erwähnen und auf Nachrichten zu reagieren, verbessert die Klarheit und Effektivität der Kommunikation. Slack unterstützt nicht nur die gleichzeitige Kommunikation in verschiedenen Kanälen, sondern auch private Direktnachrichten zwischen Teammitgliedern. Durch mobile Apps für verschiedene Plattformen können Benutzer auch unterwegs auf Slack zugreifen und bleiben so ständig auf dem Laufenden. Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen gewährleisten die Vertraulichkeit von Teaminformationen.

 

 

Slack-Integrationen

Ein entscheidender Vorteil von Slack liegt in seinen Integrationsmöglichkeiten mit einer breiten Palette von Tools und Diensten. Diese Integrationen verbessern nicht nur die Effizienz, sondern schaffen auch eine zentralisierte Arbeitsumgebung. Laut Slack werden über 2600 Integrationen im sogenannten Slack App Directory angeboten, die in einen Slack Workspace integriert werden können. Die Tool-Vielfalt, die Slack anbietet, umfasst populäre Dienste wie Google Drive, Dropbox, Trello, Jira und viele weitere. Diese Integrationen ermöglicht es Teams, ihre bevorzugten Anwendungen in Slack zu integrieren, wodurch alle relevanten Informationen an einem Ort zusammengeführt werden. 

 

 

Als Beispiel kann die Jira-Integration in Slack genommen werden. Sobald die App in Slack installiert ist und das Atlassian, bzw. Jira-Konto, verbunden ist, werden alle der Person zugewiesenen Tickets angezeigt. Aber mit der Integration können nicht nur Tickets angezeigt werden, sondern auch modifiziert werden. So ist das Kommentieren, das Zuweisen oder, wie für ein Kanban-Board üblich, das Verschieben eines Tickets möglich. Nutzer von Jira müssen also nicht zusätzlich eine Jira-Anwendung starten, um die Aufgaben des täglichen Arbeitsalltags zu bewältigen. Es wird so wertvolle Arbeitszeit gespart, da ein Wechsel zwischen Anwendungen vermieden wird. Sollte dennoch Bedarf bestehen, nähere Informationen zu erhalten, kann durch einen Klick auf eines Tickets über den Browser zum Board navigiert werden. 

Automatisierungsmöglichkeiten

In Slack lassen sich eine Vielzahl an Arbeitsabläufen automatisieren. Im sogenannten Workflow Builder kann so eine Automatisierung aus einzelnen Schritten zusammengebaut werden. Zu Beginn muss stets ein Workflow-Trigger aus einer Liste gewählt werden. 

 

Mögliche Trigger sind:

• Aktion: Ein Nutzer oder Nutzerin wählt den erstellten Workflow aus der Liste an verfügbaren Aktionen in einem Channel aus.
• Neues Channel-Mitglied: Ausgelöst wird der Workflow, wenn jemand einem bestimmten Channel beitritt.
• Emoji-Reaktion: Sobald ein bestimmter Emoji in einem bestimmten Channel als Reaktion genutzt wird, startet der Workflow.
• Geplantes Datum & Uhrzeit: Es kann ein Datum und eine Uhrzeit festgelegt werden, bei dem der Workflow gestartet werden soll. Es lassen sich auch eine Periodizität einstellen (z.B. Workflow läuft alle 7 Tage)
• Webhook: Der Workflow startet, sobald ein Service oder eine App (Integration) eine Webanfrage sendet

 

Sobald ein Trigger gewählt wurde, kann der eigentliche Workflow zusammengestellt werden. Dabei kann aus einer Liste von Automatisierungsschritten gewählt werden. Slack selbst bietet zwei Automatisierungsschritte an: das Versenden einer Nachricht an einen bestimmten Channel oder Einzelperson sowie das Ausfüllen eines Formulars. Es kann in jedem Schritt jeweils auf Informationen, wie “Person, die das Formular eingereicht hat“ zugegriffen werden, d.h. Informationen, die z.B. in einem vorherigen Schritt erhoben wurden. Damit können auch weniger technikaffine Menschen ohne größere Programmierkenntnisse eine Automatisierung vornehmen.

Ein weiterer Vorteil der Automatisierungsmöglichkeit ist, dass auf Aktionen von Integrationen, die in den Slack Workspace hinzugefügt wurden, zurückgegriffen werden kann. 

Außerdem ist ein Download und Import von Workflows möglich, sodass diese auch zwischen unterschiedlichen Workspaces geteilt werden können.

 

 

 

Anwendungsbeispiel

In folgendem Anwendungsbeispiel werden neben den Vorzügen der Integrationen auch die des Automatisierungstool genutzt, um eine Anfrage an den Support zu unterstützen.

Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in den Channel “support” eine Nachricht, z.B. um einen Fehler in einer Anwendung zu melden, mit einem Support-Gesuch verschickt, wird per Automatisierungsworkflow ein Supportticket in einem Ticketsystem erstellt. Da ein Ticket erstellt wurde, erhalten alle Mitglieder des Support-Teams eine Benachrichtigung über Slack.

Um die Anfrage zu bearbeiten, wird das Support-Team eine Rücksprache mit der Projektleitung halten und zuvor oder danach Informationen zusammentragen. Falls weitere Informationen nötig sind, können diese von der Person, die die Anfrage gestellt hat, eingeholt werden und der Fehler behoben werden. Und wenn keine weiteren Informationen nötig waren, kann der Fehler direkt behoben werden. 

Abschließend kann das Ticket geschlossen werden, wodurch eine Slack-Nachricht an das Support-Team verschickt wird und das Anwendungsbeispiel damit beendet wird.

 

Abomodelle

Es gibt eine kostenlose Variante, deren Funktionalitäten eingeschränkt sind, und drei verschiedene Abomodelle, Pro, Business+ und Enterprise Grid.

In der kostenlosen Variante sind z.B. Nachrichten und Dateien nur für 90 Tage gespeichert oder Gruppenmeetings nicht möglich. Auch ist eine Automatisierung mithilfe des Workflow-Builders nicht inbegriffen und es können nur 10 Integrationen eingebunden werden.

Durch die Pro Version können schon unbegrenzt Nachrichten gespeichert und Integrationen eingebunden werden. Gruppenmeetings via Slack Huddles sind auch möglich und andere Slack Workspaces können mit Slack Connect verbunden werden. 

Business+ und Enterprise Grid bieten Verbesserungen im Bereich Support und Sicherheit, wie Ausfallsicherheit und Datenschutz.

Die Besonderheit von Enterprise Grid ist, dass nicht pro Nutzer gezahlt wird, sondern pro Unternehmen, der Preis wird also direkt mit Slack verhandelt.

 

Bewertung von Slack

Vorteile

Die zahlreichen Vorteile von Slack tragen dazu bei, es als führende Kommunikationsplattform zu etablieren. Die Echtzeitkommunikation ermöglicht eine schnelle und direkte Interaktion zwischen Teammitgliedern, was die Zusammenarbeit erheblich effizienter gestaltet. Die Funktion der Kanäle zur Organisation verschiedener Projekte oder Themen trägt dazu bei, dass die Kommunikation organisiert und leicht nachverfolgbar bleibt. Die unkomplizierte Dateifreigabe in Slack erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten und ermöglicht eine schnelle Weitergabe von Informationen. Die Integration von Slack mit einer Vielzahl von Tools und Diensten schafft eine zentrale Anlaufstelle für Teamaktivitäten und optimiert den Workflow erheblich. Die leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es Nutzern, schnell auf vergangene Konversationen und geteilte Dateien zuzugreifen. Die Benutzerfreundlichkeit der Slack-Oberfläche trägt dazu bei, dass Teams leicht navigieren können, und die mobile Anwendung ermöglicht eine flexible Kommunikation, auch wenn Teammitglieder unterwegs sind. Durch benutzerdefinierte Benachrichtigungen können Nutzer relevante Informationen erhalten und gleichzeitig Störungen minimieren. Slack legt außerdem großen Wert auf Sicherheit, indem es Funktionen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen implementiert, um die Vertraulichkeit von Teaminformationen zu gewährleisten. Fortgeschrittene Pläne von Slack bieten sogar Suchtrends und Analysen, um die Effizienz der Teamkommunikation weiter zu verbessern.

 

Nachteile

Zwar wird das Verschicken und das Empfangen von E-Mails durch Slack minimiert, dennoch schützt das nicht vor einer potenziellen Flut an Slack-Nachrichten. Die Kommunikation verlagert sich einfach nur in ein anderes Medium. Durch geschicktes Einstellen der Benachrichtigungen für Channels kann dies aber umgangen werden. 

Außerdem ist Slack nicht selbst hostbar wie einige der Kommunikationsplattformen, die im Kapitel “Alternativen” vorgestellt wurden. So ist man immer von Slack-Servern abhängig, die in den USA angesiedelt sind. Dadurch stehen sie unter US-amerikanischem Recht und es können Informationen durch Slack oder Subunternehmen ausgewertet werden. Wenn Datenschutz eine hohe Bedeutung hat, sollte auf einen der selbsthostbaren Alternativen zurückgegriffen werden.

 

Alternativen

Eine Alternative kommt häufig dann in Betracht, wenn entweder auf mehr Sicherheit und Datenschutz Wert gelegt werden soll oder bereits vorher Software anderer namhafter Technologiekonzerne wie Microsoft oder Google genutzt wird.

Der größte Konkurrent dürfte Microsoft Teams sein, der eine nahtlose Integration des Kommunikationswerkzeugs in die Office-Welt anbietet. 

Ähnlich breit aufgestellt ist Google, welches mit Google Workspace eine Kommunikationsplattform anbietet. Genau wie Microsoft hat Google Softwarelösungen für den Arbeitsalltag, wie Google Sheets, Google Presentation oder Google Docs. Hier kann Google Workspace ohne Probleme in das Google-Ökosystem eingebunden werden. 

Interessante Open-Source Konkurrenten, die besonders auf den Datenschutz und die Privatsphäre des nutzenden Unternehmens ausgelegt sind, sind Rocket.Chat und Mattermost. Mithilfe von Docker oder Kubernetes können beide Kommunikationsplattformen einfach vom eigenen Server deployed werden.

 

Fazit

Slack ist ein mächtiges Werkzeug, das die Effizienz und Effektivität der Unternehmensarbeit durch optimierte Kommunikation verbessern kann. In Bezug auf betriebliche Informationssysteme kann Slack als Ergänzung oder Integration zu bestehenden BIS-Systemen eingesetzt werden. So können mehrere betriebliche Informationssysteme in Slack mithilfe der Integrationen gebündelt werden.  Am Ende liegt es jedoch am Nutzer oder an der Nutzerin wie dieses Schweizer Taschenmesser als Informationssystem optimal genutzt wird. Außerdem sollten Unternehmen stets im Hinterkopf behalten, dass die Kommunikationsdaten nicht in der eigenen Hand liegen, was für manche das Aus für Slack als Kommunikationsplattform bedeutet.