Mayan EDMS

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Mayan EDMS ist ein kostenloses Dokumentmanagement System. Es bietet verschiedene Werkzeuge zum Umgang mit Dokumenten, z.B. Versioning, digitale Signaturen und Verschlüsselung, automatische optische Texterkennung, ein Rollen/Rechtesystem sowie weitere.

Mayan EDMS kann in wenigen Schritten mittels Docker Compose installiert werden.

Grundfunktionen

Dokumentmanagement Systeme bieten eine Reihe von Grundfunktionen. Diese werden auch von Mayan EDMS zur Verfügung gestellt, zusätzlich zu vielen anderen, besonderen Features.

Minimal Setup – Dokumenttyp und Quellen

Um die grundlegenden Funktionen von Mayan EDMS nutzen zu können werden zwei Dinge benötigt.

Mindestens ein Dokumenttyp, der bestimmt wie das System mit dem Dokument umgeht. Im Grunde handelt es sich um den Datentyp eines Dokuments.

Sowie eine Quelle. Mayan EDMS unterstützt automatische und manuelle Quellen. Damit wird beschrieben auf welchem Weg Dateien ins System geladen werden. Darunter fallen Optionen wie das integrieren eines E-Mail Accounts, der regelmäßig nach neuen Mails gescannt und diese ins System eingelesen werden. Das gleiche ist auch lokal durch anzulegen eines Watch Folders möglich. Dieser Ordner wird ebenso regelmäßig auf neue Dateien gescannt und diese ins System geladen. Dokumente die ins System geladen werden werden aus Ordnern entfernt. Das manuelle Equivalent zum Watch Folder ist der Staging Folder, die gescannt und für das Hochladen ins System vorbereitet werden. Im Staging Folder müssen Dokumente trotzdem manuell hochgeladen werden. Trotzdem untersützt das System mit Previews und einem zentralen Ort um Dokumente anzulegen diesen Vorgang.

Dokumente

Bei Dokumenten handelt es sich um die grundlegenden Objekte, mit denen innerhalb des Systems gearbeitet wird. Dokumententypen können erstellt, kopiert und bearbeitet werden. Beispielsweise kann der Zugriff auf Dokumente beschränkt werden, die Namen von Dokumenten können automatisch angepasst werden. Viele weitere Funktionen stehen zur Verfügung, die im Folgenden erläutert werden. Jedes Dokument das ins System eingelesen wird, muss mit einem Dokumenttyp versehen werden. Bei automatisch einlesenden Datenquellen muss für alle Dokumente einer Quelle ein Dokumenttyp angegeben werden. Dokumenttypen auch geändert werden.

Aktenschränke

Aktenschränke sind ein Ordnungswerkzeug für Dokumente. Sie lassen sich mit Dokumenten und anderen Aktenschränken füllen und, ebenso wie Dokumente, Zugriffsbeschränkungen unterlegen.

Ausbuchung

Ausbuchen blockiert bestimmte Vorgänge für ein Dokument. So können zeigleiche Veränderungen und Abläufe während der Bearbeitung von Dokumenten unterbunden werden.

Systemkontrolle – Ereignisse und Statistiken

Mayan EDMS protokolliert Änderung am System, beispielsweise Dokumentaufrufe, Metadatenveränderungen sowie das Anlegen von Aktenschränken und viele mehr. Systemadmins können damit diese Abläufe überwachen. Zusätzlich stehen integrierte Werkzeuge zur Erstellung von Statistiken zur Verfügung. So können beispielsweise die Anzahl neuer Dokumente pro Monat oder der Dokumentversionen pro Monat visualisiert werden. Diese und weitere Statistiken werden automatisiert generiert. Sollte der Zeitpunkt der automatischen Generierung zu weit zurückliegen kann die Erstellung auch in die Warteschlange hinzugefügt und eine aktuelle Statistik erstellt werden.

Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung im Mayan EDMS erfolgt größtenteils über Gruppen und Rollen. Hierbei stellen Gruppen Organisationseinheiten im Unternehmen dar, während Rollen der tatsächlichen Zuordnung von Berechtigungen dienen.

Generelle Berechtigungen können ausschließlich an Rollen vergeben werden und Rollen können nur Gruppen zugeordnet werden. Nutzer werden entsprechend der Organisationsstruktur in verschiedene Gruppen eingeordnet. Dieses System bietet eine detailierte Abbildung von Unternehmensstrukturen und vereinfacht die Rechtevergabe, da die etwa 150 einstellbaren Berechtigungen nicht für jeden Nutzer einzeln festgelegt werden müssen. Individuelle Rechtekombinationen, beispielsweise wenn eine Person mehrere Funktionen im Unternehmen inne hat, können dennoch zusammengestellt werden, da Nutzer mehreren Gruppen angehören können.

Rechte

Weiterhin können an bestimmten Objekten, wie beispielsweise einzelnen Dokumenten oder Aktenschränken, zusätzliche Zugriffsrechte verliehen werden. Wichtig ist hierbei, dass die Rechte von Rollen höhere Priorität haben, als Rechte an Objekten; es kann einer Rolle, die im Allgemeinen das Recht hat, Dokumente anzusehen, dieses Recht nicht für spezielle Dokumente entzogen werden.

Access Control List

Änderungen im Rechtesystem werden als Ereignisse Protokolliert. Es ist möglich, diese Ereignisse zu abonnieren, um bei Änderungen per E-Mail benachrichtigt zu werden. Diese Funktion ist mit der Anzeige der Rollen verknüpft und kann nicht einzeln abgestellt werden. Es ist folglich nicht möglich, Nutzern nur die Übersicht über verfügbare Rollen zu gewähren, ohne dass diese das Ereignisprotokoll einsehen können.

Dokumenttypen

Die grundlegende Dateneinheit in Mayan EDMS ist der Dokumenttyp. Ein Dokumenttyp kann auch als Dokumentkategorie, Dokumentklasse oder Dokumentvorlage interpretiert werden. Jeder andere Aspekt des Systems hängt von einem oder mehreren Dokumenttypen ab oder ist an diesen gebunden. Es empfiehlt sich, einen Dokumenttyp für jede Art von Dokumenten zu erstellen, die im eigenen System hochgeladen werden soll.

Dokumenttypen müssen erstellt werden, bevor Dokumente hochgeladen werden können. Es ist nicht möglich, Dokumente hochzuladen, ohne ihnen einen Dokumenttyp zuzuweisen.

Sie spiegeln normalerweise die Art des physischen Papierdokuments wider, das sie darstellen.

Beispiele für Dokumenttypen: Rechnung, Brief, Zeitplan

Einstellungen und Attribute werden auf Dokumenttypen angewendet. Dokumente erben diese Einstellungen und Attribute basierend auf dem Dokumenttyp, den sie beim Hochladen in Mayan EDMS zugewiesen haben. Ein Dokument kann immer nur von einem Typ sein. Der Typ eines Dokuments kann nachträglich geändert werden. Beim Ändern des Typs verliert das Dokument seine vorherigen Einstellungen und Attribute und erbt die Einstellungen und Attribute seines neuen Typs.

Metadaten

Metadaten sind Attribute eines Dokuments. Sie bestehen aus benutzerdefinierten Metadatentypen und Metadatenwerte für diese Typen. Metadatentypen werden im Setup-Menü definiert und Dokumenttypen zugeordnet. Dabei gibt es die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Eingabe eines Werts zu einem Ty optional oder erforderlich sein soll. Die Eingabe erfolgt, wenn ein Dokument hochgeladen wird.

Beispiele für Metadatentypen: Rechnungsnummer, Erstellungsdatum, Sprache

Die Dateneingabe von Metadatentypen kann so eingestellt werden, dass ein beliebiger Wert angegeben werden kann (Standardeinstellung). Anderenfalls besteht die Möglichkeit, eine Liste von Werten in die Konfigurationsoption „Lookup“ einzugeben. Den Benutzern wird anstelle der Standardeinstellung eine Dropdown-Liste mit diesen Optionen angezeigt.

Für die Überprüfung eingegebener Werte kann eine Validierungsoption ausgewählt werden. Sie kann die Eingabe ungültiger Daten blockieren. Metadatentypen bieten auch Parser, die die Dateneingabe nicht blockieren, aber den vom Benutzer bereitgestellten Wert so interpretieren und ändern können, dass er einem bestimmten Format entspricht. Ein Beispiel für einen bereitgestellten Parser ist der Datumsparser, der die von Benutzern bereitgestellten Daten unabhängig vom Format, in dem sie eingegeben werden, interpretiert und korrigiert.

OCR

Mayan EDMS bietet die Möglichkeit, Dokumente via OCR auswerten zu lassen. Dies kann für vom Nutzer festgelegte Dokumenttypen automatisiert werden. Standardmäßig wird die OCR Engine Tesseract verwendet, es lassen sich aber auch andere Engines in das System einbinden.

Tests haben ergeben, dass Tesseract für Bilder mit Druckbuchstaben in hohem Kontrast akzeptable, wenn auch nicht perfekte Ergebnisse erzielt. Für Handschriftliche Dokumente und Bilder mit schlechter Qualität und/oder niedrigem Kontrast war das OCR dagegen nicht erfolgreich.

Workflows

Mit Workflows lässt sich eine Sequenz von Statusübergängen für Dokumente definieren. Ein Dokument kann mit „Transitions“ nach dem festegelegten Ablauf in einen neuen Status überführt werden. Transitions definieren die möglichen Übergänge, die für ein Dokument zur Verfügung stehen. Sie können von Nutzern mit den notwendigen Rechten angestoßen werden.

Beispiel-Workflow

Auch bestimmte Events können einen Statuswechsel verursachen:

  • Dokument von Status „Gescannt“ zu „Abgerechnet“ nachdem ein bestimmtes Tag angehangen wurde
  • Dokument von Status „Hochgeladen“ zu „OCR durchgeführt“ wenn die OCR Engine das Dokument verarbeitet hat

Wird ein neuer Status erreicht, dann können weitere Änderungen angestoßen werden, z.B.

  • Tags hinzufügen/entfernen
  • HTTP POST Request an externe Adresse
  • Beschreibungen oder Label verändern
  • …

Workflows sind als endliche Automaten implementiert, ein Dokument befindet sich folglich immer in genau einem Status. Es gibt einen Folgestatus und der gesamte Workflow beginnt in einem Startzustand.

Quellen

  • https://docs.mayan-edms.com/parts/features.html
  • https://docs.mayan-edms.com/parts/getting_started.html
  • https://docs.mayan-edms.com/parts/access_control.html
  • https://docs.mayan-edms.com/chapters/document_types.html
  • https://docs.mayan-edms.com/chapters/metadata.html
  • https://docs.mayan-edms.com/chapters/ocr_backend
  • https://docs.mayan-edms.com/chapters/workflows.html

Thema bearbeitet von: Sarah Winkelmann, Felix Muthmann, Felix Stolze und Felix Schmeißer