Bibliotheksmanagementsystem Alma

Was ist Alma?

Alma gehört zur Ex Libris Gruppe und ist eine cloudgestützte Bibliotheksplattform, in der gedruckte, elektronische und digitale Materialien in einer einzigen Oberfläche verwaltet werden können. Sie soll als zentrale Schaltstelle für eine Bibliothek dienen.

Dabei wird Alma als Software as a Service bereitgestellt. Das heißt, die Software und Infrastruktur werden von dem Unternehmen ExLibris betrieben und können von den Bibliotheken als Dienstleistung genutzt werden. Das vermindert den Aufwand, den Bibliotheken mit der Wartung von Servern und der Aktualisierung von Software haben. Außerdem vereint Alma viele Funktionalitäten, die in einer Bibliothek benötigt werden. So können nicht nur Katalog-  sondern auch Userdaten und Rechnungen verwaltet werden. Außerdem ermöglicht Alma das Anschließen von Hardware, das Erstellen von Workflows und bietet eine eigene Analytics-Funktionen.

In Deutschland wird Alma zur Zeit erst in einigen Hochschulbibliotheken verwendet, darunter die der HTWK Leipzig. Hier ist Alma seit 2015 im Einsatz und wurde im Rahmen des Early Adopter Programme eingeführt. (https://exlibrisgroup.com/de/blog/six-months-live-alma-and-primo-at-the-university-of-applied-science-htwk-leipzig/)

Cloud-System mit sensiblen Daten

Bei einem cloudgestützten Service wie zum Beispiel Alma stehen IT-Strukturen und Dienstleistungen online zur Verfügung und können als Dienst gemietet werden. Dies bietet beispielsweise den Vorteil, dass man als Nutzer standortunabhängig ist, da die Dienste über virtuelle Rechenzentren abgerufen werden. Dabei werden sensible Daten an den Dienstleistungsanbieter übergeben, der in der Verpflichtung steht, diese Daten zu schützen.

Bei Alma erfolgt die Datensicherheit dadurch, dass die Daten in einem streng geschützten Rechenzentrum in Amsterdam liegen, wodurch die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union greift. Die Cloud, über die Alma läuft, ist abgeschottet und doppelt gesichert. Zudem handelt es sich dabei um eine private Cloud, sprich, auf die nutzerbezogenen Daten kann nur die entsprechende Bibliothek zugreifen.

Datenstruktur und Schnittstellen

Alma bietet viele Möglichkeiten, den eigenen Katalog zu erweitern und zu pflegen. Dabei wird eine Vielzahl an Standards unterstützt. Zum Austausch von Daten zwischen Institutionen wird zwischen zwei generischen Datenbereichen unterschieden: “institutional zone” und “Community Zone”. Ersteres beschreibt die bibliographischen und administrativen Daten einer Bibliothek innerhalb einer einzelnen Institution, z.B. der HTWK-Bibliothek. Die community zone ist eine weltweit genutzte Knowledge base und stellt bibliografische Daten, Paketin­formationen für elektronische Zeitschriften und Bü­cher sowie Normdaten wie die deutsche Gemeinsame Normdatei (GND) zur Verfügung. Diese können von Bibliotheken und Bibliotheksverbünden genutzt werden.

Es gibt Bestrebungen und Projekte im deutschsprachigen Raum, um die gemeinsame Nutzung von Daten für verschiedene Bibliotheken zu ermöglichen. Alma/ExLibris unterstützt diese aktiv. Ein Beispiel für ein solches Projekt ist B3Kat (https://www.bib-bvb.de/web/b3kat).

Es gibt außerdem eine REST API, die sehr viele Bereiche abdeckt. Damit kann man zum Beispiel Hardware wie Bezahlautomaten oder Ausleihstationen anschließen oder eigene Anwendungen erstellen.

Alma API Console: https://developers.exlibrisgroup.com/console/

ExLibris Knowledge Center und ExLibris Developer Network

Das ExLibris Knowledge Center  beinhaltet umfangreiche Informationen zu den unterschiedlichen ExLibris-Produkten in verschiedenen Sprachen. Es enthält für Alma auch einen Trainings-Abschnitt, der verschiedene Aspekte der Plattform genauer erläutert und umfassende Materialien zum Training neuer Mitarbeiter*innen zur Verfügung stellt.

Das ExLibris Developer Network  ist ein Forum für den Austausch von Tipps, Ideen, Erfahrungen und Fragen rund um Alma.

Hier gibt es auch das App Center (https://developers.exlibrisgroup.com/appcenter), wo verschiedene Alma-Anwendungen geteilt werden können.

Sandboxen

Zum Entwickeln, Testen und Trainieren ohne Auswirkungen auf das Live-System kann eine Alma Sandbox Umgebung verwendet werden. Es gibt eine Standard und eine Premium Sandbox.

Die Standard Sandbox gehört zum Standardangebot von Alma. Sie enthält etwa 70.000 durch ExLibris zur Verfügung gestellte Datensätze. Sie kann verwendet werden, um Mitarbeiter*innen zu trainieren und zum Testen von Geschäftsszenarien, neuen Erweiterungen und Integrationen mit andere Systeme.

Die Premium Sandbox kann (ab dem Go live) für eine zusätzliche Gebühr lizenziert werden. Sie enthält eine vollständige Kopie der Daten und Konfigurationen aus dem Alma Live-System und kann auch für Trainings-, Test- und Entwicklungszwecke verwendet werden. Wenn sie lizenziert wird, ersetzt sie die Standard Sandbox.

Linkliste/Quellen

Alma auf der Website der ExLibris Group:

Alma

Melissa Parent, Lesa MacLean: Go with the flow: discovering new workflows in Alma, VALA2014 Conference https://librarytechnology.org/docs/20872.pdf

Artikel über cloud-basiertes Bibliotheksmanagement:
https://d-nb.info/1198938099/34

Zu Cloud-Datenschutz:
https://teamdrive.com/datenschutz-im-cloud-computing-umgang-mit-sensiblen-daten-in-der-cloud/

Alma Development Sandbox:
https://developers.exlibrisgroup.com/blog/testing-alma-apis-and-integrations-on-the-guest-sandbox/

Erfahrungsberichte:

Berlin:
https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/abitech-2018-2002/html

HTWK & HTW Dresden:
https://slub.qucosa.de/api/qucosa%3A6189/attachment/ATT-0/

Mannheim:
https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/abitech-2018-2004/html

ExLibris über Alma an der HTWK:
https://exlibrisgroup.com/de/blog/six-months-live-alma-and-primo-at-the-university-of-applied-science-htwk-leipzig/