Zenkit Suite

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In diesem Artikel möchte ich die Zenkit Suite, welche von der Axonic Informationssysteme GmbH mit Sitz in Karlsruhe angeboten wird,  kurz vorstellen. Die Suite selbst wurde ab 2014 beginnend mit dem Tool „Zenkit Base“ entwickelt, welches dann im Jahr 2016 veröffentlicht wurde. Später wurden „Zenchat“ und „Zenkit To Do“ ergänzt, sodass wohl mittlerweile nach verschiednen Quellen, mindestens 5 Millionen Nutzer die Tools der Suite nutzen. Im Frühjahr, genauer März 2021 wurde „Hypernotes“ ergänzt, welches das Management von Wissen, als auch dessen Präsentation bspw. in Form von Graphen ermöglicht und sich ebenso wie die bisher in der Suite befindlichen Tools auf die bewährte Kombination aus Web- und Offline-Anwendung stützt. Die offline verfügbaren Anwendungen, werden für die Betriebssysteme iOS, macOS, Android, Windows und Linux (.deb, .rpm, . AppImage) angeboten. Ebenso wird für jedes dieser Tools ein Lunix-Snap bereitgestellt, welcher unter anderem über den Snap Store zur Verfügung steht. Jedes Tool besitzt dabei seine eigene Anwendung, was es ermöglicht auch nur Teilmengen der gesamten Suite lokal zu installieren. Alle Daten werden in Deutschland gehostet und unterliegen somit der DSGVO. Von verschiedenen Tools, wird zudem die lokale Daten-Speicherung unterstützt, was bspw. einer schlechten Netzverbindung vorbeugt oder die schnelle Verfügbarkeit selbiger bei einer zu langsamen Verbindung ermöglicht. Die Tools weiterer Anbieter, können mittels einer API, welche von den zentral von Axonic gehosteten Servern angeboten wird, ebenso auf deren Daten zugreifen, als dass auch fremde Tools in die Suite integriert werden können. Exemplarisch hier zu nennen sind die Anbindung an Trello, Asana oder den Google Kalendar. Eine deutlich umfassendere Auflistung möglicher Integrationen ist unter https://zenkit.com/de/base/integrationen/ zu finden. Die Zielgruppe der Suite beschränkt sich dabei nicht nur auf Geschäftskunden, sondern soll auch für den B2C-Markt geeignet sein, da dass Anwendungsspektrum selbiger nicht konkret auf gewisse Prozesse festgelegt ist, sondern einzelne Tools auch für alltägliche Aufgeben als Privatperson herangezogen werden können. Des Weiteren ist jedes Tool, zwar meist in stark eingeschränkter Form, kostenlos verfügbar, was wiederum die Eignung für die breite Masse unterstreicht. Dabie ist, aus meiner subjektiven Sichtweise heraus der größte Vorteil der Suite die Zentralisierung von Diensten in einer Sammlung, welche sonst nur einzeln von verschiednen Anbietern verfügbar sind.  Im Folgenden soll ein Bruchteil der gesamten Suite vorgestellt werden, welcher folgende Teile umfasst:

  • Hypernotes: Zum Wissens-Managment und dessen Präsentation
  • Zenchat: Kommunikation
  • To Do: Aufgabenverwaltung
  • Base: Datenmanagement und dessen Präsentation

In der folgenden Grafik sind alle aktuell verfügbaren Bestandteile der Suite abgebildet. (Stand Februar 2022)

Zenkit Hypernotes

Zenkit Hypernotes ist proprietäre Software zur Verwaltung von Wissen mittels digitaler Notizbücher, welche multimediale Inhalte auf Seiten organisieren. Das Werkzeug wird von Axonic Informationssysteme GmbH entwickelt und gehört zur Zenkit Suite, welche sich im Kern auf das Projektmanagement konzentriert. Diese wurde Ende 2016 veröffentlicht, wobei Hypernotes zu Beginn 2021 hinzugefügt wurde. Hypernotes befindet sich noch immer in der Entwicklung, sodass Fehler im Webinterface als auch in den mobilen Anwendungen für iOS und Android existieren. In den Betrachtungen wird von der kostenfreien Lizenz ausgegangen. Allerdings ist diese in ihren Limitierungen stark begrenzt, sodass nach aktuellem Stand maximal 2 Benutzer pro Notizbuch zugelassen sind.

Die Basisfunktionalität

Multimediale Inhalte werden mittels des Outlining-Prinzips auf Seiten hierarchisch organisiert. Jeder Punkt (gemeint ist Outlining-Punkt) kann dabei bspw. ein Bild, eine Notiz, eine Datei oder lediglich Text sein. Das Outlining selbst ist jedoch bereits von anderen Werkzeugen bekannt. Im Text können Verknüpfungen mittels spezieller Syntax zu anderen Seiten oder anderen Punkten erstellt werden, wodurch die Inhalte ebenfalls über diese Verweise, ähnlich Links strukturiert werden. Ebenfalls ist eine Integration von Latex und zum Hervorheben von Code ähnlich jener in Markdown vorhanden. Hinsichtlich der Funktionalität ist im Webinterface, als auch in den mobilen Anwendung kein Unterschied vorhanden, als dass in den mobilen Anwendungen bestimmte Zusatzfunktionen, wie bspw. das Nutzen der Kamera zum direkten Hinzufügen von Bildern, vorhanden sind. Die Definition von Verhalten außerhalb des implizit über die hierarchische- und verknüpfte Struktur Gegebenem, im Sinne einer visuellen Programmiersprache ist nicht vorhanden. Die Zusammenarbeit mehrerer Autoren ist möglich, wobei kein explizites Konfliktmanagment erkennbar ist, da Änderungen direkt für alle anderen Nutzer sichtbar werden. Das Outlining unterstützt dabei das Konfliktmanagment insoweit, dass es lediglich zur falschen Anordnung gleichzeitig hinzugefügter Punkte kommen kann.

 

 

Der Mehrwert

Der Mehrwert von Hypernotes liegt in der grafischen Darstellung von verknüpften Inhalten mittels eines Graphen. Grundlegende Operationen auf den Graphen ermöglichen das Aus- und Einblenden bestimmter Teilgraphen, als auch das Auffinden stark verknüpfter Knoten, relativ zu geg. Knoten. Allerdings fehlen aus subjektiver Sicht an dieser Stelle selbst definierbare Knoten- und Kantentypen. Die Möglichkeit ähnlich einer Datenbank, eine individuelle Abfrage auf den Graph zu definieren ist nicht vorhanden. Bspw. ließen sich so lediglich die Nachbarn n-ter Tiefe bestimmter Knoten anzeigen. Im Sinne der Einfachheit des Werkzeugs, lässt sich vermuten, dass bewusst auf solche Funktionen verzichtet wurde.

Zum praktischen Einsatz

Hypernotes bietet sich als zentraler Ort für persönlich als auch gemeinschaftlich erstellt und genutzte Inhalte an. Subjektiv ist deshalb ein Einsatz in der Praxis insoweit sinnvoll, als dass es in begleitender Rolle zu aktiven Geschäft genutzt wird. Inhalte können von einzelne Personen ins System eingepflegt und für weitere Personen zugänglich gemacht werden, wobei die Zusammenhänge von der Graphansicht veranschaulicht werden.

Zu den Problemen

  • Wenn doch zentral auf Outlining und das verschieben von Elementen gesetzt wird, warum sind dann die Seiten in der Seitenansicht nicht verschiebbar? Aktuell ist dies nur in der Tabelle möglich.
  • Warum gibt es keine Ordner? Oder eine ähnliche Funktionalität um Seiten gruppieren zu können. (Beim Outlining geht es doch auch.)
  • Warum sind die Kräfte, welche im Graph wirken, nicht einstellbar?
  • Wieso existieren keine konfigurierbaren Abfragen, außerhalb der Fokussierung auf einzelne Kanten um bspw. in Kombination mit Filtern, Teil-Graphen darstellen zu können.
  • Warum haben Teilaufgaben nicht die gleiche Dekoration wie Aufgaben?
  • Sind Daily’s im Graph wirklich notwendig? Oder sollte dies ebenfalls konfigurierbar sein?

Zenchat & Zenkit To Do

Zenchat ist das zentrale Tool zur Kommunikation, welches zudem eine integrierte Aufgabenverwaltung mit sich bringt. In ähnlichem Umfang ist eine solche Aufagenverwaltung auch in Hyperntes vorhanden. In Zenchat können Aufgaben so Grundlage für einen Chat bilden oder aus den Nachrichten desselben heraus definiert werden. Die Aufgaben selbst werden dabei zentral auf den Servern gespeichert, sodass sie ebenso in den weiteren Tools der Suite verfügbar sind. Des Weiteren bietet Zenchat die Möglichkeit zur Kommunikation in Gruppen, wobei selbige Chats auf eine maximale Größe von 2000 Teilnehmern begrenzt sind.  Neben den üblichen Textnachrichten, kann zudem mittels weiterer geläufiger Medienformate wie bspw. Sprachnachrichten, Audio- und Videodateien oder Grafiken kommuniziert werden. Für Letztere besteht dabei die Möglichkeit diese direkt innerhalb von Zenchat zeichnen zu können, wobei dies aus meiner persönlichen Sicht besonders komfortabel auf Tablet’s in Verbindung mit einem Eingabestift (bspw. App Pencil) genutzt werden kann. Das Tool unterstützt dabei die lokale Speicherung von Daten, sodass u.a. Bilder, Video- und Audiodateien, welchen in Chat’s verwendet werden, zusätzlich zur zentralen Speicherung auf dem Server, offline vorhanden sind. Für die Zukunft sind neue Funktionen wie Audio- und Viodeanrufe geplant, was Zenchat voraussichtlich im wesentlichen Funktionsumfang weiter zu konkurriendrden Anwendungen wie Skype oder Microsoft Teams aufschließen lässt.

Zenkit To Do legt hingegen seinen Fokus auf die Aufgabenverwaltung und ist dabei mit umfangreicheren Funktionen, als die bisher vorgestellten Tools im Bezug auf diese Anforderung, ausgestattet. So ist bspw. eine Übersicht zu den an diesem Tag erfüllten und auch nicht erfüllten Aufgaben verfügbar. Zudem bietet das Tool einen Überblick zu den in allen Tools der Suite angelegten Aufgaben. Aufgaben werden in Zenkit To Do in Form von Listen organisiert, welche manuell vom Nutzer erstellt werden können. Außerdem existieren sogenannte intelligente Listen, welche sich auf Basis einer Bedingung selbst verwalten. Diese Bedingung bestimmt die Zugehörigkeit von Aufgaben zu dieser Liste. Exemplarische Anwendungsszenarien wären eine Liste mit Aufgaben, welche explizit bestimmten Personen zugewiesen wurden oder eine Liste welche die tagesaktuellen Aufgaben enthält. Aufgaben selbst bieten zudem die Möglichkeit der Dekoration mit bspw. einem Fälligkeitsdatum, diversen Medienobjekten, einer Priorität oder der Zuweisung an Personen. Außerdem können automatische Erinnerung für Aufgaben an selbigen eingerichtet werden, sowie deren automatische Wiederholung nach einem bestimmten Zeitraum. Zu jeder Aufgabe lassen sich optional Unteraufgaben definieren, welche auch den Gesamtfortschritt selbiger bestimmen. Dabei ist allerdings kritisch zu betrachten, dass jeder Unteraufgabe der gleiche Anteil am Fortschritt zugewiesen wird, was wiederum in bestimmten Fällen als problematisch zu bewerten ist. Andererseits sollte bei dieser Kritik bedacht werden, das hier das Konzept der simplen Bedienung einer weiteren Funktion gegenübersteht. Persönlich halte ich diese Anforderung für  umsetzbar, ohne das bisherige Bedienkonzept gefährden zu müssen, da bspw. dem Nutzer optional die Möglichkeit der Verschiebung der Anteile einzelner Teilaufgaben am Gesamtfortschritt angeboten werden kann. Zenkit To Do unterstützt außerdem das Senden von Push-Benarichtigungen und ebenso wie Zenchat die lokale Speicherung von Daten.

Auf dem obigen Bild ist die Oberfläche von Zenkit To Do abgebildet, in welcher die Aufgabenliste Posteingang mit Aufgaben, welche diverse Dekoration besitzen, zu sehen ist.

Zenkit Base

Zenkit Base stellt den Kern und das älteste Tool der Suite dar. Dabei dient es zur Verarbeitung und Darstellung von Datensätzen, welche sich auf selbst definierbare Schemata stützen.  Diese, auch Typen genannt, sind im wesentlichen eine Menge von Felder, welche wiederum jeweils durch ein Tupel aus Name, und Feldtyp bestimmt werden. Felder können dabei neben den gängigen Werten in Form von Zahlen oder Zeichenketten auch Referenzen zu anderen Datensätzen, eine Datums- oder Zeitangabe oder eine Formel halten. In letzterem Fall beschreibt diese wie die Werte anderer Felder auf einen neuen Wert abzubilden sind, was wiederum den dargestellten Wert des Feldes bestimmt, welches diese Formel hält. Im folgenden Bild wird exemplarisch die Oberfläche von Zenkit Base dargestellt, wobei in einer Tabelle, Datensätze vom Typ Produkt aufgelistet sind. Zu jedem Typ können mehrere Darstellungsformen konfiguriert werden, sodass diese bspw. neben der Tabelle noch als  Mind-Map, GANTT-Diagramm oder in From einer Baumstruktur (Hierarchie) dargestellt werden. Besitzen Datensätze ein Feld welches einen Wert vom Typ Datum hält, können diese auch auf einem Kalendar dargestellt werden, wobei dieses Feld den Tag, auf welchem der Datensatz gelegt wird, bestimmt. Die Menge aller Datensätzen zu einem Typ, werden als Collection bezeichnet, sodass der Begriff Typ in Zenkit Base selbst nicht direkt anzutreffen ist, da jede Collection ihre eigne Typ-Definition besitzt und deshalb nur von Collection’s gesprochen wird. Zu jeder Collection können mehrere Darstellungsformen, wie bereits beschrieben, konfiguriert werden.

Der gesamte Umfang der Funktionalität von Zenkit Base kann in diesem Artikel leider nicht aufgezeigt werden, da dies den Rahmen desselben überschreiten würde. Eine umfassende Übersicht der vorhanden Funktionen ist unter https://zenkit.com/de/base/funktionen/ zu finden. (keine Gewähr auf Vollständigkeit) Im Folgenden soll dazu lediglich gezeigt werden,  das die Darstellung von Datensätzen auch mit gewisser Funktionalität verbunden ist. Exemplarisch verknüpfen die Datensätze vom Typ Bestellung eine Menge von Produkten mit einer Menge von Kunden. Folgend sind diese Bestellungen in Form einer Kanban-Tafel in Spalten aufgeteilt, welche den aktuelle Status der Bestellung wiedergeben. Mittels Drag-and-Drop kann der Nutzer nun die einzelnen Datensätze zwischen den einzelnen Spalten verschieben und somit den Wert in deren Status-Feld verändern. Zur Darstellung einer Collection auf einer Kanban-Tafel, benötigt der Typ selbiger ein Status-Feld, welches einen Wert aus einer endlichen Menge von Werten halten kann. Aus der Menge der möglichen Werte werden dabei die Spalten der Tafel gebildet.

Zenkit Base enthält standardmäßig eine große Zahl von Vorlagen und Tutorials, welche die Funktionalität des Tools an teilweise realen Beispielen demonstrieren. Der Nutzer kann diese im Dashboard, mittels der Hinzufügen-Funktion unter Vorlagen und Tutorials finden. Aus meiner persönlichen Sicht lassen sich die dort vorhandenen Beispiele, ohne viel Aufwand für in der Praxis gängige Anwendungszenarien anpassen. Wie initial erwähnt eignen sich die Tools der Suite nicht ausschließlich für den gewerblichen Einsatz, da neben vielen weiteren, auf private Haushalte bezogenen Vorlagen, bspw. solche für eine Bucket List oder einen persönlichen Kalender zu finden sind.

Quellen