Jira

Inhalte

1. Einführung
2. Wozu Projektmanagement?
3. Wozu agiles Projektmanagement?
4. Was ist Jira?
5. Jira Features
6. Einsatz von Jira im Geschäftsprozess
7. Praxisbeispiel
8. Hosting
9. Konkurrenz und Alternativen
10. Fazit

Einführung

Im Folgenden wird die Projektmanagement Software Jira vorgestellt. Zu Beginn wird darauf eingegangen, was Projektmanagement ist und insbesondere agiles Projektmanagement mit Bezug auf die Entwicklung von Software vorgestellt. Anschließend werden die Features von Jira und der Einsatz dieser im Geschäftsprozess mit einem Praxisbeispiel verknüpft. Schlussendlich wird darauf eingegangen, wie das Hosting der Software möglich ist und welche Konkurrenz und Alternativen vorhanden sind, gefolgt von einem Fazit.

 

Wozu Projektmanagement?

Laut CHAOS Studie waren 2015 nur 29% der Software Projekte erfolgreich, das heißt, sie wurden im geplanten Budget und zeitlichen Rahmen mit zufriedenstellendem Resultat beendet (vgl. The Standish Group International, 2015). Dem Scheitern eines Projektes und dem damit einhergehenden Geldverlust wird mit einer entsprechenden Projektplanung entgegengewirkt (vgl. Kurth, 2022).

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, zeitlich begrenztes Vorhaben, an dem ein oder mehrere Akteure (z.B. Mitarbeiter, Investoren) beteiligt sind (vgl. Stiftung Mitarbeit (o. D.). Die Komplexität eines Projektes hängt von der Anzahl der Beteiligten, den zur Verfügung stehenden Ressourcen (z.B. Zeit und Geld), sowie dem Thema des Vorhabens ab (vgl. Mediencommunity 2.0, o. D.). Für die Bewerkstelligung komplexer Projekte ist ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Strukturierung bedeutet, dass ein Projekt in seine Teilaufgaben zerlegt wird (vgl. Mediencommunity 2.0, o. D.).

Bei Softwareentwicklungsprojekten handelt es sich in der Regel um komplexe Projekte, da das Thema den Beteiligten einen großen Handlungsspielraum lässt (z.B. welche Hardware soll eingesetzt werden?). Zusätzlich können sich Anforderungen im Projektverlauf ständig ändern (z.B. die gewählte Hardware ist veraltet und muss ersetzt werden). Deshalb eignen sich lineare Projektmanagementprozesse, wie das Wasserfallmodell, bei denen Teilaufgaben starr nacheinander abgearbeitet werden, in der Softwareentwicklung nur bedingt. Um das Scheitern des Projektes abzuwenden, müssen Beteiligte auf die sich ändernden Anforderungen reagieren und die Projektplanung an die Bedingungen anpassen. (Vgl. Kurth, 2022)

 

Wozu agiles Projektmanagement?

Aus der Erfahrung mit linear geplanten, gescheiterten Softwareprojekten wurde 2001 das agile Manifest formuliert. Aus diesem ergeben sich wiederum die agilen Prinzipien, die sich in der Softwareentwicklung etabliert haben. Das Umdenken der Entwicklungsabläufe hatte ein Anpassen der zugehörigen Managementprozesse zur Folge. (Vgl. microTOOL, o.D.)

Scrum und Kanban sind die am weitesten verbreiteten agilen Vorgehensmodelle. Scrum gibt feste Rollen und Events in begrenzten Zeiträumen, sogenannten “Sprints”, für den Entwicklungsprozess vor. Oberstes Ziel ist es, nach jedem Sprint ein funktionsfähiges Produkt, sogenanntes „Inkrement“, ausliefern zu können. (Vgl. Lizenberger, 2022)

Kanban macht weniger Vorgaben und eignet sich deshalb über den Einsatz in der Softwareentwicklung hinaus für die Organisation von Teams und Abteilungen (vgl. Lizenberger, 2022).

Beide Modelle sehen eine Aufgabenverteilung nach dem Pull-Prinzip vor. Das bedeutet, dass sich Mitarbeitende nur dann selbständig einer neuen Aufgabe widmen, wenn sie die Vorherige abgeschlossen haben. Außerdem einigt sich das Team, bevor mit einer Aufgabe begonnen wird, auf einen Schätzwert, der die Komplexität oder den Aufwand der Aufgabe widerspiegelt. Die Liste aller Aufgaben wird als “Backlog” bezeichnet. Das Event, bei dem neue Aufgaben aus dem Backlog besprochen und geschätzt werden, heißt “Refinement”. In der Regel gibt es ein regelmäßiges Treffen, die “Review”, bei der Feedback zu dem Inkrement bzw. aktuellen Stand eingeholt wird. (Vgl. Lizenberger, 2022)

Ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das durch seinen Funktionsumfang insbesondere in der Softwareentwicklung Einsatz findet, ist Jira. Im Folgenden wird anhand eines praktischen Beispiels aufgezeigt, wie agile Projektmanagement-Abläufe durch Jira unterstützt werden können.

 

Was ist Jira?

Jira ist ein Projektmanagement-Tool der Firma “Atlassian”. Ursprünglich wurde Jira entwickelt, um die organisierte Aufnahme von Kundenbeschwerden und Problemen, z.B. im IT-Support, zu unterstützen. Aus diesem Bedarf haben sich drei Softwarepakete abgeleitet: Jira Core, Jira Service Desk und Jira Software (vgl. Boss, 2021; airfocus, 2020).

Bei Jira Core handelt es sich um die Basisversion von Jira, welche Aufgabenmanagement, das Planen, Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben ermöglicht. Primär dient es im Unternehmen der Transparenz über laufende Aufgaben (vgl. Boss, 2021; Atlassian Platinum Solution Partner, 2020; Gaida, 2022).

Mit Hilfe von Jira Service Desk können Tickets direkt vom Kunden oder unternehmensintern erstellt und an die zuständigen Mitarbeitenden oder Teams weitergeleitet werden (vgl. Boss, 2021).

Jira Software (nachfolgend nur “Jira”), worauf sich dieser Artikel im Folgenden bezieht, bildet insbesondere Prozesse und Events aus dem agilen Projektmanagement ab, weshalb diese Variante häufig Verwendung in der Softwareentwicklung findet (vgl. Boss, 2021).

 

Jira Features

Teilaufgaben, die sich aus der Projektplanung ergeben, heißen in Jira “Vorgang”. Die Darstellung von Vorgängen auf einem virtuellen Kanban bzw. Scrum Board stellt ein zentrales Feature von Jira dar. Vorgänge werden auf einem Board mit Spalten als Karten visualisiert und können von den Bearbeitenden bewegt werden. (Vgl. Sureka, o. D.)

Jeder Vorgang ist einem bestimmten Vorgangstyp zuzuordnen. Zu Beginn eines Projektes stellt Jira unterschiedliche Vorgangstypen zur Verfügung. Diese Typen können vom Team individuell erweitert werden.

Für das Anlegen eines Scrum- oder Kanban-Boards werden folgende Vorgangstypen als Standard zur Verfügung gestellt, diese können in ihrer Aufzählung als hierarchisch betrachtet werden:

Epic: Stellt eine größere Einheit von Aufgaben dar, welche durch mehrere Stories repräsentiert werden.

Story: Repräsentiert ein Ergebnis oder Ziel, etwas dass der User mit dem Produkt machen kann, deshalb auch oft als User-Story bezeichnet

Task: Eine einzelne Aufgabe, welche in der Regel einen Schritt in einem Projekt    darstellt. Wenn ein Task Teil einer Story ist, wird dieser als Sub-Task bezeichnet.

Bug: Ein Ticket für einen Bug. Diese Tickets werden nicht geschätzt und dienen der Dokumentation und dem Fixen eines Bugs.

(Vgl. Atlassian, o. D.-b)

 

Nach dem Pull Prinzip wird das Board von den Mitarbeitenden eines Teams selbstverwaltet. Das bedeutet, dass Vorgänge selbstständig ausgewählt und zwischen den Spalten des Boards verschoben werden. Die Spalte, in welcher sich die Karte befindet, stellt den Bearbeitungsstatus dar. Die Minimallösung ist ein Board mit den drei Spalten “Aufgaben”, “In Arbeit” und “Fertig”. Die Anzahl der Spalten und ihre Überschriften können variieren und vom Team individuell angepasst werden.

Für unser Beispiel, der Entwicklung einer To-Do-Listen-App, wurden die Spalten “Überprüfung” und “Überarbeitung nötig” hinzugefügt. Dies ermöglicht das Abbilden einer Softwareentwicklung mit Versionierung, welche Pull Requests beinhaltet. Ein Pull Request ist die Anfrage, ausgearbeiteten Code mit bereits bestehendem Code zusammenzuführen. Bevor einer solchen Zusammenführung stattgegeben wird, findet durch andere Softwareentickelnde eine Überprüfung statt. Nach dieser wird ein Vorgang als fertig definiert oder noch einmal zurückgegeben, weil eine Überarbeitung notwendig ist.

Vorgänge können in Jira mit einem größeren Ziel, dem sogenannten “Epic”, verknüpft sein. Durch das Anlegen von übergeordneten Zielen kann die Roadmap eines Projektes in Jira abgebildet werden. Die Roadmap stellt Aufgaben als Blöcke über einen zeitlichen Verlauf dar. Über die Visualisierung von Vorgängen hinaus erstellt Jira automatisch Berichte über die Performance eines Teams innerhalb eines Projektes. Entwickler und Stakeholder können daraus  Rückschlüsse ziehen, wie viel Zeit die Bearbeitung eines Vorgangs in Relation zu dessen geschätzter Komplexität benötigt hat. (Vgl. Sureka, o. D.)

Benutzer können mehreren Projekten zugewiesen sein und dadurch Zugriff auf mehrere Boards haben. Außerdem ermöglichen die Security-Einstellungen von Jira, die Sichtbarkeit einzelner Vorgänge, beispielsweise kritischer Bugs, auf bestimmte Benutzer zu beschränken. (Vgl. Sureka, o. D.)

 

Einsatz von Jira im Geschäftsprozess

Im Modell wird der Einsatz des Jira-Workflows für ein Softwareentwicklungsprojekt dargestellt. Es bezieht sich auf das folgende Praxis-Beispiel einer To Do Listen App, in welchem ein Scrum Projekt mit zugehörigen Workflow erstellt wird. Der Workflow, welcher im Modell dargestellt ist, wird in Jira durch die Spalten des Boards und das Verschieben der Vorgänge auf diesem beschrieben.

Praxisbeispiel

In der Kopfleiste der Software lässt sich mit der Auswahl des Punktes “Projekte” und anschließend “Projekt erstellen” ein Menü aufrufen, welches den Reiter „Softwareentwicklung“ und damit verbundene Vorlagen für “Scrum” und “Kanban” bereitstellt. Für das Anlegen eines Scrum Boards wird entsprechend “Scrum” ausgewählt.

 

Die Festlegung der Projektvorlage führt zur Auswahl eines vom “Team verwalteten” oder vom “Unternehmen verwalteten” Boards. In der kostenlosen Version, welche im Rahmen dieses Projekts genutzt wurde, ist nur die teamverwaltete Möglichkeit auswählbar. Die Konfiguration “vom Team verwaltet” stellt ein konfigurierbares Board zur Verfügung, wohingegen das vom “Unternehmen verwaltete” Projekt die Erstellung und Verwaltung mehrerer Boards ermöglicht. Zusätzlich enthält diese Variante ausführlichere Statistiken. Letzteres wäre im Falle von mehreren Teams, welche koordiniert werden müssen, eine sinnvolle Überlegung. In der vorliegenden Situation, ausgehend von einem Team, ist die kostenlose Variante ausreichend. Der Erstellvorgang wird mit der Vergabe eines Namens für das Board und dem Festlegen eines Schlüssels beendet. Der Schlüssel besteht aus einer Abkürzung des Projektnamens und bezeichnet mit dem Projekt verbundene Vorgänge, damit diese zugeordnet werden können.

Initial verfügt das Board über drei Spalten “Aufgaben”, “In Arbeit” und “Fertig”. Um den Workflow des Geschäftsprozesses für die To Do App abzubilden, benötigt das Board noch zwei zusätzliche Spalten: “Überarbeitung Nötig” und “Review”. Die Auswahl des Plussymbols rechts neben der Spalte “Fertig”, ermöglicht das Anlegen einer neuen Spalte.

Nach der Vergabe des Namens und der Bestätigung kann die Spalte an eine beliebige Position gezogen werden. Wird die Spalte “Fertig” während eines laufenden Projektes an eine andere Stelle gezogen als die äußerste rechte Position, weist Jira darauf hin, dass dies nicht vorgesehen ist. Für eine sinnvolle Abbildung des Workflows wird die Spalte “Überarbeitung Nötig” nach “Aufgaben” einsortiert, weil sie offene Aufgaben, die überarbeitet werden müssen darstellt, die wieder in die Spalte “In Arbeit” gezogen werden müssen. Die Spalte “Review” wird “Fertig” vorangestellt, weil das Review der letzte Schritt im Modell ist, bevor ein Vorgang als fertig deklariert wird.

Um den Workflow des Boards nutzen zu können, müssen für den nächsten Schritt Vorgänge im Backlog angelegt werden. Das Backlog verfügt über ein Feld, in welchem Epics angelegt werden können und einen Backlog, in welchem Vorgänge gesammelt werden und einen Sprint, welcher mit Vorgängen befüllt werden kann.

 

Im Rahmen der To Do App ist das erste Epic das Erreichen des Minimal Viable Product (MVP), die erste funktionsfähige Version des Produkts. Das nächste Epic beinhaltet die Integration von Sprachsteuerung in der To Do Listen App.

Unter der Schaltfläche “Vorgang erstellen” ist als Standard der Vorgangstyp Story eingestellt, es kann aber auch ein Bug oder Task angelegt werden. Die Story kann mit der Auswahl der Schaltfläche “Epic” einem solchen zugeordnet werden, im Falle der To Do Listen App geht es damit los, dass die Story im Rahmen des MVP erfüllt werden soll.

Die Auswahl eines so angelegten Vorgangs öffnet eine Detailansicht. In dieser können eine Beschreibung und Sub-Tasks erstellt werden. Als Sub-Tasks werden das Anlegen eines Repositories für das Frontend (FE) und Backend (BE) gewählt.

Vorgänge können aus dem Backlog in den Sprint gezogen werden, dieser kann über die Schaltfläche “Sprint starten” begonnen werden. Nach Festlegung eines Zeitraums für den Sprint sind die Vorgänge im Board verfügbar.

Im Board sind die beiden Stories erkennbar, um eine besser Übersicht über diese und die ihnen zugeordneten Sub-Tasks zu erhalten wird auf der rechten Seite unter den Reitern “GRUPPIEREN NACH” die Option “Sub-Task” ausgewählt. Anschließend werden die Stories und die ihnen zugeordneten Sub-Tasks dargestellt.

In diesem Projekt ist die Story “API wurde erstellt” von der Story “Projekt wurde angelegt abhängig”  diese Abhängigkeit kann in Jira dargestellt werden. Dafür wird die Story ausgewählt und in der Detailansicht Vorgang verlinken ausgewählt.

Anschließend kann über die Option “blocks” ein zu blockierender Vorgang ausgewählt werden. Der blockierte Vorgang und blockierende Vorgang sind anschließend in den Stories einsehbar.

Um im Board die Blockierung oder Besonderheit eines Vorgangs zu verdeutlichen können diese über die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Detailansicht mit einem “Flag” versehen werden. Anschließend wird der Vorgang im Board visuell hervorgehoben.

Ein weiterer wichtiger Punkt für die Arbeit im Workflow ist die Zuordnung von Vorgängen, damit transparent ist, wer diesen bearbeitet. Damit ein Vorgang automatisch, der Person zugeordnet wird die ihn in “In Arbeit” verschoben hat.  Mit der Auswahl des Blitzsymbols auf dem Board lassen sich Automationsvorgänge konfigurieren. Für das Board wird eine Automation erstellt, welche fordert, dass ein Vorgang, wenn er von den Aufgaben in die Spalte in Bearbeitung verschoben wird, zugeordnet werden muss.

Der erste Schritt in der Automationskonfiguration ist das Festlegen eines Triggers, welcher bestimmt wann die Automation ausgelöst wird.

Aus den Triggern  wird Vorgang weitergegeben ausgewählt.

Im nächsten Schritt kann ausgewählt werden, zwischen welchen Spalten der Trigger ausgelöst werden soll.

Als Umsetzung der Automation wird die Zuweisung eines Vorgangs ausgewählt.

Im letzten Schritt kann eingestellt werden, wer von der Aktion der Automation betroffen sein soll. Festgelegt wird, dass der Benutzer von der Automation betroffen ist, der sie ausgelöst hat. Von nun an wird einem Teammitglied ein Vorgang zugewiesen, sobald er von Aufgaben zu in Arbeit  bewegt wird.

Der Punkt Roadmap zeigt eine Übersicht der Sprints, Epics und Stories. Sie werden als Blöcke in einem zeitlichen Verlauf dargestellt, welche verschoben und in der Farbe geändert werden können. Neben dem zeitlichen Verlauf lässt sich auch einsehen, auf welchem Stand die jeweiligen Vorgänge sind und wie weit ein Epic erfüllt wurde. Abhängigkeiten werden ebenfalls dargestellt, was eine übersichtlichere Darstellung oder gegebenenfalls Anpassung des Sprints ermöglicht.

Jira erstellt im Verlauf eines Projekts Statistiken zu den bearbeiteten Vorgängen und Sprintfortschritten. Diese dienen einer besseren Planbarkeit zukünftiger Vorgänge und Roadmaps mit einer Visualisierung des Fortschritts für Stakeholder. Während eines Projekts lassen sich diese Statistiken unter dem Punkt Einblicke (Insights) abrufen.

Bildquelle: https://www.atlassian.com/de/software/jira/features/reports

Hier sind die Planungsansicht und der Fortschrittsbericht eines laufenden Projekts abgebildet.

Hosting

Jira wird entweder selbstverwaltet oder in der Cloud angeboten. Bei der selbstverwalteten Hosting Variante können Unternehmen eine einjährige Lizenz für eine gebündelte Anzahl an Nutzern (z.B. 500, 1000) erwerben und auf einem beliebigen Server hosten. Dadurch obliegt die Kontrolle über die Umgebung dem Unternehmen, jedoch auch die Verantwortung für die Verfügbarkeit des Services. (Vgl. Atlassian, o. D.-c)

Entscheidet man sich für die Cloud Variante von Jira, erhält man eine gebrauchsfertige Software as a Service Lösung. Bis 10 Nutzer ist dieses Angebot mit begrenztem Speicherplatz kostenlos. Über diese Anzahl an Nutzern hinaus, wird ein monatliches bzw. jährliches Abonnement-Modell angeboten. Die Preisgestaltung richtet sich nach der genauen Anzahl an Nutzern. Außerdem wird zwischen dem Standard Modell, mit begrenztem Speicherplatz, und einem Premium Modell, mit unbegrenztem Speicherplatz, unterschieden. Darüber hinaus werden individuelle Enterprise Cloud Lösungen für Großunternehmen angeboten. (Vgl. Atlassian, o. D.-c)

Konkurrenz und Alternativen

Ein Punkt, der wiederholt von Jira-Nutzern kritisiert wird, ist die als wenig intuitiv empfundene Benutzeroberfläche (Santos, 2022). Deshalb werden an dieser Stelle drei Konkurrenzprodukte vorgestellt, die sich ebenfalls gut für das agile Projektmanagement eignen.

Laut 15th Annual State of Agile Report (2021) werden nach Jira Digital.ai und Azure DevOps am meisten von ihren Nutzern weiterempfohlen. Bei beiden Tools können Vorgänge erstellt und einzelnen Personen zugeordnet werden. Vorgänge können in Unteraufgaben unterteilt und der Fortschritt verfolgt werden. Während Jira eine Unterscheidung zwischen Scrum und Kanban vornimmt, wird diese Unterscheidung bei Digital.ai und Azure DevOps nicht getroffen. Es gibt jeweils ein zentrales Board, das individuell angepasst werden kann.

Dadurch ist die Lernkurve von Nutzern, die weniger mit den Events und Prozessen des agilen Projektmanagement vertraut sind, geringer. Die Tools eignen sich über die Softwareentwicklung hinaus als zentrale Tools zur Unternehmensorganisation.

Insbesondere für Softwareprojekte eignet sich außerdem das in GitLab integrierte Issue Management. GitLab ist eine Software, die der Versionskontrolle dient und in vielen Softwareprojekten ohnehin verwendet wird. Über die Versionskontrolle hinaus bietet GitLab eine Issue Management Funktionalität an. Issues können anhand individueller Templates erstellt und auf Boards organisiert werden. Sie können außerdem mit einem Milestone verbunden werden. Übergreifende Informationen über Tickets können durch Labels visualisiert werden (z.B. “User Story”). Die Besonderheit an GitLab ist, dass direkte Verlinkungen zwischen Tickets und zugehörigen Pull Requests möglich sind. In der Pull Request Historie kann dadurch gut nachvollzogen werden, für welche Tickets dieser Pull Request relevant ist. GitLab bietet allerdings wenig Features zur Automatisierung und es können keine automatischen Reports erstellt werden.

 

Fazit

Jira ist als Projektmanagement Tool auf die Softwareentwicklung zugeschnitten und bietet in diesem Kontext viele Features, die ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Jira unterstützt die Zusammenarbeit im Team, indem agile Events (Planning, Refinement, Sprints) durch die Software abgebildet und für alle Teammitglieder transparent gemacht werden.

Das User Interface von Jira wird vermehrt als unintuitiv empfunden. Nutzer, die nicht mit agilen Projektmanagement Methoden vertraut sind, können sich durch den strikten Workflow, den Jira vorgibt, eingeschränkt fühlen. Außerdem ist die Lernkurve auf Grund der Vielzahl an Funktionen höher als bei vergleichbaren Projektmanagement Tools. (Vgl. Santos, 2022)

Die Vielzahl an Funktionen ist zugleich ein Vorteil von Jira: Es können Workflows durch Regeln automatisiert werden. Zum Beispiel kann bei jedem neuen Bug das Team automatisch per E-Mail benachrichtigt werden (siehe Atlassian o. D.-b). Wertvoll für die Projektüberwachung sind die Statistiken, die Jira automatisch für z.B. jeden Sprint erstellt, sowie die Dashboards, die Nutzer manuell erstellen können. Diese Auswertungen ermöglichen Rückschlüsse auf die Performance eines Teams und den Projektfortschritt. (Vgl. Santos, 2022)

 

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